Registratúrny poriadok

      • Registratúrny poriadok

      •   ZÁKLADNÁ ŠKOLA Móra Kóczána s VJM Čiližská Radvaň

        930 08 Čiližská Radvaň č. 258.

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

        Registratúrny poriadok Základnej školy Móra Kóczána s VJM Čiližská Radvaň

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

        Oblasť platnosti: Vnútorný predpis je záväzný pre všetkých zamestnancov školy

         

        Typ účtovnej jednotky: rozpočtová 

         

        IČO: 37836412

        Na zabezpečenie jednotného postupu pri  správe registratúry podľa osobitného predpisu[1]  v pôsobnosti Základnej školy Móra Kóczána s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň–Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 930 08 Čiližská Radvaň 258.(ďalej len „škola“) ustanovujem: 

         

         

        PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ USTANOVENIA  

         

        Čl. 1  Úvodné ustanovenia  

          

        1. Registratúrny poriadok ustanovuje postup školy pri správe registratúry, a to najmä  pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán školy, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.   

         

        1. Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (napr. pedagogická dokumentácia, účtovné záznamy, záznamy personálnej a mzdovej agendy, agenda zamestnancov) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.[2] 

         

        1. Škola vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry prostredníctvom registratúrneho denníka. 

         

        1. Riaditeľ školy dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia

        registratúrneho poriadku.  

         

        1. Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec školy poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska (ďalej len 

        „administratívny zamestnanec”).   

         

        1. Škola spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví administratívny zamestnanec zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje riaditeľ školy. V prípade potreby škola pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.[3] 

         

        1. Zamestnanec pri skončení pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému spisy a evidenčné pomôcky.  

         

        1. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov školy vykonáva Ministerstvo vnútra SR, Štátny archív v Trnave, pracovisko Archív Galanta so sídlom v Šali, Petra Pázmaňa 1, 927 01 Šaľa (ďalej len „archív“).4  

         

        1. Škola môže vykonávať transformáciu registratúrnych záznamov (ďalej len „transformácia“) podľa osobitného predpisu5, v rozsahu a spôsobom zodpovedajúcim vlastným potrebám. Transformáciu vykoná takým spôsobom6, ktorý zabezpečí požiadavky na hodnovernosť transformovaného registratúrneho záznamu. 

         

        Čl. 2 

        Základné pojmy  

         

        1. Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie  so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry školy. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. 

         

        1. Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi. 

         

        1. Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti školy alebo bola škole doručená. 

         

        1. Registratúrny záznam je informácia, ktorú škola zaevidovala v registratúrnom denníku.  

         

        1. Elektronický registratúrny záznam je pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý škola uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme. 

         

        1. Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v

        súvislosti s vybavovaním tej istej veci. 

         

        1. Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami; pri elektronických spisoch sa nevyhotovuje. 

         

        1. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných školou.  

         

        1. Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje  o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov. 

         

        1. Evidenčnými pomôckami sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci agendových systémov a osobitných systematických evidencií.  

         

        1. Osobitnou systematickou evidenciou je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom; na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto nariadenia vzťahujú primeraným spôsobom, vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku. 

         

        1. Podanie je každý podnet, ktorý škola prijala na úradné vybavenie. 

         

        1. Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania. 

         

        1. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov.  Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia. 

         

        1. Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.   

         

        1. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy školy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. 

          

        1. Transformácia registratúrneho záznamu je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu. 

          

         

                     

         

        DRUHÁ ČASŤ  

                                                                          ZÁSIELKY  

          

        Čl. 3 

        Prijímanie elektronických zásielok 

          

        1. Prijímanie  elektronických zásielok upravuje osobitný predpis.[4]  

          

        1. Škola prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky, centrálnej elektronickej podateľne, elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijíma administratívny zamestnanec. Elektronické zásielky doručené elektronickou poštou škola prijíma aj prostredníctvom osobitne vytvorenej emailovej schránky:

        vedenie@koczanmorai.sk.     

          

        1. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.             

         

        1. Škola prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch podľa osobitného predpisu.[5] Škola skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné zobraziť elektronický záznam používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa,  škola o tom odosielateľa informuje.   

         

        1. Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, výsledok overenia ich platnosti sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickej schránke školy. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.  

          

        Čl. 4  Prijímanie neelektronických zásielok a podaní 

          

        1. Prijímanie neelektronických zásielok upravuje osobitný predpis. [6]  

         

        1. Administratívny zamestnanec prijíma neelektronické zásielky, ktoré boli škole doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérskej služby alebo podania doručené osobne, ak sú adresované škole. Na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu, na osobitnom lístku s dátumom prevzatia alebo na prednom diele doručenky podľa predtlače. Škola prijíma aj transformované záznamy (napr. listinný rovnopis, zaručenú konverziu, kópiu); takto prijaté záznamy nemôže ďalej transformovať.[7]   

         

        1. Administratívny zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi. Iné nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom.   

         

        1. Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne, môže administratívny zamestnanec potvrdiť odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu alebo na prednom diele doručenky podľa predtlače.    

         

        Čl. 5  Triedenie a otváranie zásielok  

          

        1. Triedenie a otváranie zásielok upravuje osobitný predpis.[8]  

         

        1. Administratívny zamestnanec triedi zásielky na  
        1. zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,  
        2. zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo určenému zamestnancovi školy, ktorý vedie ich evidenciu (pedagogická dokumentácia, účtovné záznamy, záznamy personálnej a mzdovej agendy, agenda zamestnancov),  
        3. zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,  
        4. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.   

        (3) Administratívny zamestnanec neotvára neelektronické:  

        1. súkromné zásielky,  
        2. zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať,  
        3. zásielky, ktoré nie sú adresované škole. 

        Takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto predpisu. 

          

        1. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom školy.   

          

        1. Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov. Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky.  

          

        1. O pridelení neotvorených zásielok vedie administratívny zamestnanec evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva riaditeľ školy alebo ním poverený zamestnanec.  

          

        1. Obálka  sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak 
        1. záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,   
        2. adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,  
        3. má dátum podania zásielky právny účinok,   
        4. je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,  
        5. ide o zásielku doručenú na návratku. 

         

        1. Ak doručená elektronická zásielka obsahovala viacero podaní alebo je určená  na spracovanie viacerým spracovateľom, tak sa zaraďuje do obehu vytvorením jej kópií.  

          

        1. Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.  

         

        Čl. 6  

        Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu  

          

        1. Označovanie prijatých záznamov upravuje osobitný predpis.[9]  

          

        1. Prijatý elektronický záznam sa označí jednoznačným identifikátorom pôvodného prijatého elektronického záznamu, prijatý neelektronický záznam sa označí odtlačkom prezentačnej pečiatky.  

          

        1. Na prijaté neelektronické záznamy administratívny zamestnanec odtlačí prezentačnú pečiatku, ktorej vzor tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. Odtlačkom prezentačnej pečiatky sa označuje aj neelektronický záznam vzniknutý zaručenou konverziou13 z pôvodného elektronického záznamu.  Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu, ak ho zaevidovala do registratúrneho denníka. Ďalšie údaje do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíše spracovateľ.   

          

        1. K transformácií záznamu môže škola pristúpiť až po jeho prijatí, označení a zaevidovaní. 

        Transformáciu vykonáva administratívny zamestnanec, spracovateľ alebo iný poverený zamestnanec.  

          

        1. Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálku dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi. 

         

        1. Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, predvolania na súdne pojednávanie a vykonávacie protokoly môže škola označiť prezentačnou pečiatkou aj na poslednej zadnej strane.  

          

        1. Elektronické záznamy sa odovzdávajú spracovateľovi vytlačené. 

         

        1. Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, dátumom prijatia a identifikátormi pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie. Takto vytvorená kópia prijatého elektronického záznamu sa považuje za transformovaný registratúrny záznam a odtlačkom prezentačnej pečiatky sa neoznačí. 

         

        1. Pri odovzdávaní záznamov spracovateľovi môže vyznačiť nadriadený pokyny prostredníctvom pokynového lístka. 

          

        1. Po vykonaní zápisov v denníku odovzdá administratívny zamestnanec záznamy riaditeľovi školy, ktorý rozhodne o ich ďalšom spracovaní.  

          

        1. Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.   

         

         

        TRETIA ČASŤ EVIDOVANI ZÁZNAMOV A SPISOV BEZ VYUŽITIA ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY  

          

        Čl. 7  Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy

        registratúry  

          

        1. Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry upravuje osobitný predpis.[10]  

          

        1. Škola vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry centralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka.  

          

        1. Na každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník, ktorý sa označí názvom školy a rokom. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň roka. Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis riaditeľa školy. Ak sa v registratúrnom denníku používajú skratky a rozlišovacie znaky, uvedie sa na jeho poslednej, zadnej strane ich zoznam s vysvetlivkami.  

          

         

        1. Škola ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov osobitné systematické evidencie a agendové systémy. Účtovné doklady sú evidované v APV WinIBEU – IVES Košice, personálna a mzdová agenda je vedená v APV WinPAM – IVES Košice, agenda o žiakoch je vedená v aSc Agenda – ASC Applied Software Consultants s.r.o. Bratislava. Pedagogická dokumentácia, a osobná zložka žiaka sú vedené v osobitnej evidencii Edupage. 

          

        1. V registratúrnom denníku sa evidujú záznamy, ktoré sú podnetom pre otvorenie spisu. 

          

        1. Ak príjemca po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v registratúrnom denníku.  

          

        1. V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný. 

          

        1. Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu“, ktorého vzor tvorí prílohu č. 3 tohto predpisu a je neoddeliteľnou súčasťou spisu.  

          

        1. Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do obsahu spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom „Uzatvorené dňa...., počet listov...., spracoval.... . 

         

        1. Číslo záznamu obsahuje číslo spisu bez označenia školy doplnené o poradové číslo  záznamu z obsahu spisu, napr.: 30/2026-001. 

          

        1. Ak spis obsahuje transformovaný registratúrny záznam, v obsahu spisu sa v stĺpci

        „Forma originálu záznamu“ doplní skratka „TRZ“.  

         

        Čl. 8  Tvorba spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry  

          

        1. Tvorbu spisu upravuje osobitný predpis.[11]  

          

        1. Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy  a obsah spisu. 

         

        1. O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže vykonať aj iný poverený zamestnanec školy.  

          

        1. Do spisu sa zakladá aj transformovaný registratúrny záznam; to neplatí, ak je v spise založený pôvodný registratúrny záznam, z ktorého bol transformovaný registratúrny záznam vytvorený.    

          

        1. Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu školy, tieto údaje sa vyznačia pri otvorení spisu aj v registratúrnom denníku, vyhotoví  spisový obal a vloží doň tlačivo „Obsah spisu“.  
        2. Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu  
        1. ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti školy,  
        2. obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť školy,   
        3. vzniknutému z vlastného podnetu školy,    
        4. adresovanému škole, ale nepatriacemu do jej pôsobnosti, 
        5. ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti školy.  

          

        1. Číslo spisu obsahuje označenie školy, poradové číslo z registratúrneho denníka alebo inej evidencie a rok, napr.: ZSMK-005/2026. Osobná zložka žiaka – číslo spisu môže obsahovať EDUID žiaka doplnené o poradové číslo záznamu v rámci spisu.  

          

        1. Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje:  názov pôvodcu, prípadne názov jeho organizačnej zložky, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, stupeň dôvernosti, dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa, označenie „Spisový obal“ a označenie „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia, ak sa obmedzuje prístup k spisu. Jeho vzor tvorí prílohu č. 4 tohto predpisu.  

          

        1. Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu  sa vyhotovuje priebežne a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku; uzatvára sa spolu s uzatvorením spisu.  

          

        1. Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v škole,  zaeviduje sa v registratúrnom denníku nového kalendárneho roka, jeho číslo sa stáva číslom spisu.  Nové číslo spisu vyznačí na pôvodnom spisovom obale. Prepojenie spisov sa vyznačí v registratúrnych denníkov obidvoch rokov

        (predchádzajúce číslo, nasledujúce číslo).   

         

        1. Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. 

         

        Čl. 9 

        Spisová zložka  

          

        1. Spis sa môže stať spisovou zložkou, ak  je vopred zrejmé, že vybavovanie veci bude prebiehať  niekoľko rokov alebo je to z procesného hľadiska účelné. Podmienkou vedenia spisovej zložky je jej označenie osobitným identifikátorom.[12] 

         

        1. Evidovanie spisových zložiek vedie škola prostredníctvom agendového informačného systému alebo osobitnej systematickej evidencie; záznamy sa neevidujú v registratúrnom denníku. 

         

        1. Spisovú zložku tvorí obal spisovej zložky, registratúrne záznamy a obsah spisovej zložky.  

         

        1. Číslo spisovej zložky je jej identifikátorom a je nemenné až do uzatvorenia veci. Číslo spisovej zložky povinne obsahuje označenie školy, poradové číslo z evidencie agendového informačného systému alebo osobitnej systematickej evidencie a označenie konkrétnej agendy; môže obsahovať aj rok založenia spisovej zložky a označenie útvaru. 
        2. Všetky záznamy patriace do spisovej zložky sa evidujú v nepretržitom chronologickonumerickom poradí v rámci tejto zložky prostredníctvom tlačiva „obsah zložky“. Obsah zložky môže byť vytváraný agendovým informačným systémom automatizovane.  

         

        1. Spracovateľ pridelí spisovej zložke registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu školy pri jej otvorení. Tieto údaje vyznačí aj v agendovom informačnom systéme alebo osobitnej systematickej evidencii.  

         

        1. Spisová zložka sa v registratúrnom stredisku manipuluje podľa ročníkov vyradenia. 

         

        1. Do spisovej zložky škola zakladá transformovaný registratúrny záznam podľa čl. 8 ods. 4. 

          

          

        ŠTVRTÁ ČASŤ VYBAVOVANIE SPISOV  

          

        Čl. 10 

        Vybavovanie spisov 

          

        1. Vybavovanie  spisu upravuje osobitný predpis.[13] 

         

        1. Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje: 
        1. registratúrnym záznamom, 
        2. postúpením, 
        3. vzatím na vedomie, 
        4. úradným záznamom, 
        5. ústne (osobne, telefonicky). 

          

        1. Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy podľa platných technických noriem18 alebo inej obdobnej technickej špecifikácie.   

         

        1. Spracovateľ podľa pokynov riaditeľa školy volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať dátum, údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená. 

         

        1. Ak sa obmedzuje prístup k spisu, uvedie spracovateľ na spisovom obale označenie  „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí aj v evidencii spisov.19 

          

        1. Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, škola ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a  vykonateľnosti podpíše zamestnanec školy, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.[14] Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov na ústrednom portáli verejnej správy.   

          

        1. Spracovateľ sa nesmie podieľať na vybavovaní registratúrneho záznamu, obsahom ktorého je jeho vlastný záujem, záujem osôb jemu blízkych alebo osôb, s ktorými je v blízkom alebo príbuzenskom vzťahu. Ak mu bol takýto registratúrny záznam pridelený na vybavenie, upozorní na to riaditeľa školy, ktorý určí iného spracovateľa. 

          

        1. Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti školy, postúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním rovnopisu sprievodného listu, alebo upovedomením o postúpení záznamu. O vyrozumení odosielateľa pri postúpení jeho konania  v rámci organizačných útvarov školy rozhodne nadriadený. Odosielateľ, ktorý neuviedol svoje meno a priezvisko alebo názov sa o vybavení veci neinformuje.    

          

        1. Registratúrny záznam, ktorý je nezrozumiteľný, nečitateľný, nejednoznačný, neurčitý, obsahuje nejasné formulácie, hanlivé vyjadrenia, všeobecné urážky, osočovanie alebo vulgárne výrazy, popisuje rôzne hodnotiace úsudky, názory či postoje odosielateľa, pričom z obsahu registratúrneho záznamu nevyplývajú ďalšie skutočnosti, z ktorých by bolo zrejmé, čoho sa odosielateľ domáha, alebo ide o ďalšie opakované podanie toho istého odosielateľa, sa vybaví vzatím na vedomie bez upovedomenia odosielateľa o tomto postupe. 

         

        1. Spracovateľ zaradí návrh vybavenia do schvaľovacieho procesu. Riaditeľ školy skontroluje vybavenie podania; zodpovedá za jeho posúdenie z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných predpisov. Kontrola vybavenia podania sa môže realizovať prostredníctvom elektronického systému správy registratúry; súčasťou schválenia môže byť autorizácia registratúrneho záznamu.    

         

        1. Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí v obsahu spisu,  na spisovom obale, ako aj v registratúrnom denníku alebo v inej evidencii; záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu. 

         

        1. Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy a spisy pre vlastnú potrebu. 

          

        Čl.  11 

        Používanie pečiatok  

         

        1. Používanie pečiatok a ich evidenciu upravuje osobitný predpis.[15]  

         

        1. Škola používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorú na registratúrnych záznamoch odtláča modrou farbou a prezentačnú pečiatku, ktorá sa odtláča červenou farbou. Okrúhlu pečiatku  so štátnym znakom odtláča červenou farbou.  
        2. Ak škola používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné. 

         

        1. Škola vedie centrálnu evidenciu úradných pečiatok.[16] Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky  s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa. 

         

        1. Odtlačok pečiatky netvorí právne nevyhnutnú súčasť registratúrneho záznamu. Odtláča sa spravidla vtedy, ak tak ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis alebo zaužívaná prax v obchodnom a úradnom styku. 

         

        1. Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronickú kópiu škola odtlačkom úradnej pečiatky neoznačuje.   

         

        Čl.  12  Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov  

         

        1. Podpisovanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.[17] 

         

        1. Registratúrne záznamy podpisuje riaditeľ školy alebo jeho zástupca. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu.  

         

        1. Na registratúrny záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis.  

         

        1. Meno a priezvisko, ako aj označenie funkcie podpisujúceho sa vytlačia. Ak neelektronický registratúrny záznam v neprítomnosti riaditeľa školy podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku „v z.”  (v zastúpení).  

         

        1. Ak sa neelektronické registratúrne záznamy odovzdávajú na rozmnožovanie, uvedie sa  na  registratúrny záznam za vytlačeným menom a priezviskom nadriadeného  skratka „v. r.“ (vlastnou rukou). Nadriadený podpíše iba originál registratúrneho záznamu. 

         

        1. Pre autorizáciu elektronických registratúrnych záznamov podľa osobitného predpisu24 škola používa kvalifikovaný elektronický podpis vyhotovený s použitím mandátneho certifikátu, ku ktorému sa pripája kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. 

         

        1. Elektronické prílohy vo formáte PDF a elektronické prílohy vytvárané prostredníctvom elektronického formulára škola autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu, ku ktorému sa pripája kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. 

         

        1. Škola vedie centrálnu evidenciu typov položiek certifikátov obsahujúcich identifikačné údaje najmä meno, identifikátor pridelený školou alebo rodné číslo, na prepojenie osoby s evidenciou oprávnení vedenou školou vrátane jej histórie a postupov. 

         

         

          

        Čl. 13  Odosielanie zásielok 

          

        1. Odosielanie zásielok upravuje osobitný predpis.[18] 

         

        1. Neelektronické zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), alebo kuriérskymi službami. Elektronické zásielky sa odosielajú prostredníctvom elektronickej schránky, elektronickej pošty alebo inými elektronickými prostriedkami. Na doručovanie elektronických registratúrnych záznamov pri výkone verejnej moci sa vzťahuje § 29 zákona o eGovernmente v znení zákona č. 273/2015 Z. z.   

         

        1. Elektronický registratúrny záznam vyhotovený školou pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu; nezakladá sa do spisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu škola vyhotovuje vo formátoch podľa osobitného predpisu.[19][20]   

          

        1. Ak nejde o doručovanie pri výkone verejnej moci, registratúrny záznam vyhotovený školou môže byť odosielaný aj v podobe zaručenej konverzie pôvodného dokumentu, ktorej výsledok sa nezakladá do spisu. Z odoslaného registratúrneho záznamu môže škola vyhotoviť zaručenú konverziu pôvodného dokumentu aj na žiadosť adresáta. 

          

        1. Administratívny zamestnanec roztriedi registratúrne záznamy podľa spôsobu odoslania. Zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk, spravidla združuje do spoločnej obálky.   

         

        1. Neelektronické doporučené zásielky, doporučené zásielky 1. triedy a zásielky na návratku (doručenku) sa zapisujú do poštových podacích hárkov (neelektronických alebo elektronických), v ktorých poštový podnik potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje. 

         

        1. Podpísané návratky administratívny zamestnanec zaeviduje, t. j. zaznamená dátum doručenia. Návratku založí do spisu.    

         

        1. Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe  po preukázaní jej osobnej totožnosti občianskym preukazom, cestovným dokladom, úradným preukazom alebo overeným splnomocnením adresáta. Prevzatie zásielky sa podpisuje na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne“. 

         

         

          

         

        PIATA ČASŤ UKLADANIE SPISOV  

          

        Čl.  14  Registratúrny plán 

          

        1. Registratúrny plán určuje štruktúru registratúry a člení ju do vecných skupín, ktorým určuje lehotu uloženia a znak hodnoty.   

          

        1. Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre školy. Skladá sa z abecednej skratky alebo alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny.  

          

        1. Registratúrny plán a jeho dodatky pripravuje administratívny zamestnanec školy v spolupráci s archívom. 

         

        1. V registratúrnom pláne sa neurčujú vecné skupiny registratúrnych záznamov určené na transformáciu, keďže škola vykonáva transformáciu podľa aktuálnej potreby a organizačných podmienok v súlade s osobitným predpisom.[21] 

              

        Čl. 15            Registratúra školy 

          

        1. Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov upravuje osobitný predpis.28 

         

        1. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickej schránke alebo v agendovom informačnom systéme až do svojho vyradenia. 

         

        1. Spracovateľ alebo administratívny zamestnanec pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis  neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie. 

         

        1. Uzatvorený spis sa ukladá takto: 
          1. elektronický spis v agendovom informačnom systéme alebo v elektronickej schránke, 
          2. neelektronický spis v príručnej registratúre a v registratúrnom stredisku[22], 
          3. kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v agendovom informačnom systéme alebo v elektronickej schránke a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a v registratúrnom stredisku.   

          

        1. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému škola neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu, označenú ako transformovaný registratúrny záznam, ukladá v príručnej registratúre alebo v registratúrnom stredisku. 

                      

        1. Elektronický registratúrny záznam sa ukladá vo formáte podľa osobitného predpisu,[23] ktorý zaručí jeho nemennosť a umožní jeho zobrazenie používateľsky zrozumiteľným spôsobom. 

         

        1. Škola nevykonáva transformáciu uzavretých spisov.   

         

        1. Miesto uloženia registratúry školy (ďalej len "príručná registratúra") určí riaditeľ školy. 

         

        1. Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. 

         

        1. Úložná jednotka sa označuje štítkom s názvom školy, názvom útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 5 tohto predpisu. 

         

        1. Uzatvorené spisy sa po uplynutí jedného roku úschovy v príručnej registratúre premiestňujú do registratúrneho strediska.  

         

        Čl. 16 Registratúrne stredisko

          

        1. Činnosť registratúrneho strediska upravuje osobitný predpis.[24] 

         

        1. Za správu registratúrneho strediska zodpovedá administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy. 

         

        1. Administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy  
        1. preberá do registratúrneho strediska uzatvorené spisy, 
        2. eviduje prevzaté spisy, 
        3. označuje a ukladá prevzaté spisy,  
        4. bezpečne uschováva a všestranne ochraňuje prevzaté spisy, 
        5. zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a jeho evidenciu, 
        6. zabezpečuje vyraďovanie spisov vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov, 
        7. usmerňuje postup  pri dodržiavaní ustanovení tohto predpisu, 
        8. zabezpečuje školenia k tomuto predpisu, 
        9. je vecným správcom elektronického systému správy registratúry, 
        10. preveruje formou vnútornej kontroly plnenie povinností pri správe registratúry školy, 
        11. môže vykonať transformáciu registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku.  

         

        1. Spisy sa v registratúrnom stredisku ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.   

         

        1. Škola dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.[25] 
        2. V registratúrnom stredisku sa ukladajú aj špeciálne druhy záznamov.  

          

        1. Administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy môže vykonať transformáciu spisov uložených v elektronickej schránke alebo agendovom informačnom systéme, z elektronickej podoby do neelektronickej podoby. Transformáciu vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. Pri transformácii uzatvorených spisov z elektronickej do neelektronickej podoby môže transformované spisy bezpečne uložiť mimo elektronickej schránky alebo agendového informačného systému.  

          

                     

         

         

        Čl. 17  Správa pôvodných registratúrnych záznamov 

         

        1. Škola vytvorí centrálne miesto na uloženie originálov neelektronických registratúrnych záznamov.   

          

        1. Škola môže vyradiť pôvodný registratúrny záznam bez vyraďovacieho konania v súlade s osobitným predpisom[26], ak z neho vytvorila transformovaný registratúrny záznam podľa osobitného predpisu.[27]  

          

        1. Škola určí interval ničenia registratúrnych záznamov, z ktorých vyhotovila transformovaný registratúrny záznam podľa podmienok školy a v súlade s osobitnými právnymi predpismi. Zničiť pôvodné registratúrne záznamy môže len so súhlasom a vedomím správcu registratúry. Zničenie zabezpečí administratívny zamestnanec alebo iný poverený zamestnanec. 

         

         

           ŠIESTA ČASŤ  

          

        Čl.  18  Prístup k registratúre 

         

        1. Prístup k registratúre upravuje osobitný predpis.[28] 

         

        1. Prístup k spisom uloženým v príručnej registratúre alebo v registratúrnom stredisku sa zamestnancom školy umožňuje v rozsahu potrebnom na plnenie svojich pracovných úloh  v prítomnosti administratívneho zamestnanca.  

         

        1. Zamestnancom sa spisy vypožičiavajú na 15 pracovných dní. Zamestnanec potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Výpožičný lístok, ktorého vzor tvorí prílohu č. 6 tohto predpisu, sa vloží na miesto vypožičaného spisu. 

          

        1. Škola umožní na základe písomného poverenia nazeranie do registratúry fyzickým osobám a právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením ich pracovných alebo služobných úloh alebo výkonu ich činnosti. Škola môže povoliť nazretie  do spisov  na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky. 

         

        1. Vypožičanie spisu mimo školu  môže povoliť len riaditeľ školy. V takom prípade sa vyhotoví reverz, ktorého vzor tvorí prílohu č. 7  tohto predpisu. Reverz sa vyhotoví v dvoch exemplároch a uvedie  sa v ňom číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.  

         

        1. Spisy sa vypožičiavajú mimo školu v ňou určených lehotách. Administratívny zamestnanec môže so súhlasom riaditeľa školy lehotu v odôvodnených prípadoch predĺžiť. Škola môže stanoviť lehoty vypožičania vo väzbe na konkrétne agendy spisov.  

         

        1. Administratívny zamestnanec vedie o prístupe k registratúre evidenciu. Kontroluje dodržiavanie lehoty vypožičania; po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil.  

         

        1. Škola na žiadosť zákonného zástupcu zariadenia, plnoletého žiaka alebo plnoletého poslucháča škola vydá odpis dokladu o získanom vzdelaní vyhotovený na základe pedagogickej dokumentácie, ktorý obsahuje text „Tento odpis súhlasí s prvopisom“ a v záhlaví označenie „ODPIS“. Ak nemožno zabezpečiť všetky podpisy, ktoré boli na pôvodnom doklade o získanom vzdelaní, uvedú sa len mená a a priezviská príslušných osôb. Odpis podpíše riaditeľka školy a pripojí odtlačok úradnej pečiatky školy a dátum. Škola môže požadovať poplatok za vydanie odpisu, ktorého výška je odvodená od skutočných nákladov spojených s jeho vydaním; ak o vydanie odpisu požiadal zástupca zariadenia, škola vydá odpis bezplatne Výšku poplatku za vydanie odpisu škola zverejňuje na svojom webovom sídle. (tu bude poznámka § 18, ods. 11, novela č. 323/2025 zákona č. 245/2008 z.z. o výchove a vzdelaní). Školou osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu. (tu je poznámka pod čiarou § 16 ods. 2 písm.k) zákona č.

        395/2002 Z.z. v znení zákona č. 241/2025 Z.z.

         

        SIEDMA ČASŤ VYRAĎOVANIE SPISOV

          

        Čl. 19  Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov 

          

        1. Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.  

          

        1. Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť školy38 a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.  

          

        1. Ak škola zničila pôvodné registratúrne záznamy, predmetom vyraďovacieho konania sú transformované registratúrne záznamy. Inak škola vyraďuje pôvodné registratúrne záznamy. 

          

        1. Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že  
        1. spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení  z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,  
        2. spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a 

        po vyradení z registratúry je určený na zničenie.  

          

        (5) Ustanovenia tohto registratúrneho poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie 

        špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov.[29] 

          

        Čl. 20  Znak hodnoty a lehota uloženia 

          

        1. Znak hodnoty ,,A" sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu.  Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, a to duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť školy. 

         

        1. Lehotu  uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne.  

          

        1. Návrhy na predĺženie, prípadne skrátenie lehôt uloženia sa predkladajú administratívnemu zamestnancovi. 

          

        Čl. 21  Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov 

          

        1. Návrh  na vyradenie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ktorým uplynuli lehoty uloženia (ďalej len "vyraďovanie spisov"), vzniknutých z jej  činnosti škola predkladá archívu minimálne raz za päť rokov.[30]   

          

        1. Riaditeľ školy dôsledne dbá, aby škola zabezpečila pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.  

          

        1. Vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku.  

         

        1. Registratúrne záznamy sa môžu vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia podľa osobitného predpisu.41 Prípravu návrhu na osobitné vyraďovanie registratúrnych záznamov škola môže vopred konzultovať s archívom.  

          

        Čl. 22  Návrh na vyradenie spisov  

         

        1. Administratívny zamestnanec pripraví návrh na vyradenie spisov (ďalej len "návrh"). K návrhu na vyradenie priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty ,,A", a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty ,,A“, ak ich návrh na vyradenie obsahuje.  
        2. K návrhu na osobitné vyradenie spisov škola priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty „A“ a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty „A“, ak ich návrh na osobitné vyradenie spisov obsahuje.  

         

        1. Škola predloží návrh na vyradenie prostredníctvom elektronických archívnych služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (portál MV SR). 

         

        1. Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku, v elektronickom registratúrnom stredisku  v elektronickom systéme správy registratúry alebo v agendovom informačnom systéme tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť predložené zamestnancom archívu.  

         

        1. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na doplnenie alebo na prepracovanie. Môže vykonať odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie,  v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené  na zničenie.[31] Archív rozhodnutie nevydá, ak úrad predloží návrh na vyradenie, ktorý obsahuje len spisy bez znaku hodnoty „A“ a posúdi ich ako spisy bez trvalej dokumentárnej hodnoty; to neplatí, ak škola o rozhodnutie požiada.[32]  

          

        Čl. 23  Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty  

         

        1. Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. 

         

        1. Škola zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v archívnych škatuliach oddelene od ostatných spisov. 

         

        1. Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol vyhotovený archívom. [33] Ak sa preberací protokol vyhotoví elektronicky, autorizuje sa kvalifikovanou elektronickou pečaťou školy alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu.  

          

        1. Preberanie elektronických archívnych dokumentov upravuje osobitný predpis.45  

        Pri odovzdávaní elektronických  archívnych dokumentov škola postupuje podľa pokynov archívu.  

          

        ÔSMA ČASŤ SPOLOČNÉ USTANOVENIA  

          

        Čl. 24  Spisová rozluka  

         

        1. Spisovú rozluku upravuje osobitný predpis.[34]  

         

        1. Spisová rozluka sa vykoná pri organizačných zmenách školy väčšieho rozsahu alebo  pri zmene jej pôsobnosti. 

         

        Čl. 25  Správa registratúry pri výkone práce mimo pracoviska 

          

        1. Správu registratúry pri výkone práce mimo pracoviska upravuje osobitný predpis.36 

         

        1. Pri výkone práce mimo pracoviska sa evidujú  všetky doručené a odoslané záznamy (elektronické aj   neelektronické). 

         

        1. Keďže škola nemá zavedený elektronický systém správy registratúry, pre externú aj internú komunikáciu sa využíva elektronická pošta (e-mail). 

         

        1. Všetky registratúrne záznamy vzniknuté pri výkone práce mimo pracoviska sú uchovávané

        v registratúre školy.  

          

        Čl. 26  Správa registratúry v mimoriadnej situácii  

         

        1. Správu registratúry v mimoriadnej situácii upravuje osobitný predpis.48 

         

        1. Náhradnú evidenciu pri správe registratúry v mimoriadnej situácii škola vedie prostredníctvom registratúrneho denníka.  

         

        1. Náhradná evidencia sa vedie v súlade s metodikou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorá bude škole v prípade potreby poskytnutá. 

         

        1. Číslo spisu evidovaného v náhradnej evidencii sa dopĺňa o  skratku „MS“ oddeleného  od roku pomlčkou.  

          

          

          

          

          

         

        DEVIATA ČASŤ ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA  

          

        Čl. 27  Záverečné ustanovenia  

         

        1. Zrušuje sa Registratúrny poriadok č. ZSMK/89 /2024 
        2. Tento Registratúrny poriadok nadobúda účinnosť a platnosť dňom schválenia Štátnym archívom v Trnave, pracoviskom Archív Galanta so sídlom v Šali. 

         

        č.: ZSMK-028/2026 

         

         

         

                                                                                                       ............................................. 

                                                                                                                Mgr. Judit Nagy 

                                                                                                               riaditeľka školy 

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

        Príloha č. 1 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

          

          

          

          

        REGISTRATÚRNY PLÁN  

                                                           

          

          

          

        V. 

        Všeobecná agenda 

         A.  

        Agenda riadenia 

        C. 

        BOZP a OPP, Civilná ochrana 

        E. 

        Publikačná činnosť 

        G. 

        Ekonomická agenda 

        L. 

        Hospodárska agenda 

        M. 

        Školský klub detí 

        P. 

        Personálna agenda 

        S. 

        Výchovno-vzdelávací proces 

        Š. 

        Školské stravovanie 

        T. 

        Kontrola 

        Y. 

        Informatika 

        Z. 

        Žiacka agenda 

          

          

          

          

          

          

          

          

         

         

         

          

          

          

          

            

          

        Registratúrna značka  

        Názov vecnej skupiny  

        Znak hodnoty/ Lehota uloženia  

        TRZ 

         

        V    Všeobecná agenda  

         

         

        VA 

        Analýzy, rozbory, vyhodnotenia školského roka                                    

         

        VA1 

        Vlastné - ročné a dlhodobé 

        A-5 

         

        VA2 

        Vlastné - krátkodobé 

        5 

         

        VB 

        Projekty a programy školy 

        A-10 

         

        VC 

        Koncepcia rozvoja školy 

        A-10 

         

        VD 

        Delimitačné protokoly 

        A-10 

         

        VE 

        Evidencie 

        5 

         

        VF 

        Bežná korešpondencia 

        3 

        TRZ 

        VG 

        Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám 

         

        5 

        TRZ 

        VH 

        Komisie 

        5 

         

        VI 

        Metodická a koordinačná činnosť 

        5 

        TRZ 

        VJ 

        Petície                                                                

        A-10 

         

        VK 

        Kontroly   

        10 

         

        VL 

        Sťažnosti, podnety, oznámenia 

        10 

         

        VN 

        Registratúrny denník 

        A-10 

         

        VO 

        Dokumentácia k vyraďovaciemu konaniu (odovzdávacie zoznamy) 

        A-10 

         

        VP 

        Preberacie zoznamy (spisy do registratúrneho strediska) 

        1        

        (po vyradení spisov) 

                      

        VR 

        Výpožičné lístky 

        1 

         

        VS 

        Súdne spory 

        10 

         

        VV 

        Štatistika                                                                                                  

         

        VV1 

        Ročná a dlhodobá 

        A-5 

         

        VV2 

        Krátkodobá 

        5 

         

          

        A     Agenda riadenia 

        AA 

        Zriaďovacia listina (zmeny a dodatky) 

        A-1  

        (po zrušení)  

          

        AB 

        Štatút 

        A-10 

         

        AC 

        Vnútorné  riadiace akty (príkazy, pracovný poriadok organizačný poriadok, bezpečnostný poriadok, registratúrny poriadok, smernice, pokyny, prevádzkový poriadok a iné)  

         

              A-5  

        (po strate platnosti)  

          

        AD 

        Rada školy 

        A-10 

         

        AE 

        Porady a rokovania (zápisnice, dokumentácia) 

         

         

        AE1 

        Operatívne porady riaditeľa 

        5 

        TRZ 

        AE2 

        Pedagogická rada 

        5 

        TRZ 

        AE3 

        Rodičovské združenia  

        5 

        TRZ 

        AE4 

        Školských poradní 

        5 

         

        AE5 

        Predmetová komisia 

        5 

        TRZ 

        AE6 

        Metodické združenie 

        5 

        TRZ 

        AF 

        Dohody o spolupráci s inými orgánmi a organizáciami 

        10 

         

        AG 

        Vyznamenania, ocenenia, diplomy a uznania udelené škole 

        A-5 

         

        AH 

        Kolektívna zmluva 

        A-5 

         

        AI 

        Kontrolná činnosť riaditeľa, zástupcu riaditeľa (plány, záznamy) 

         5 

         

        AJ 

        Školská inšpekcia a štátny dozor (zápisnice, záznamy) 

        A-5 

         

         

         

        C   BOZP a OPP, Civilná ochrana 

        CA 

        Úrazy  

         

         

        CA1 

        Ľahké - záznamy o úrazoch a ich prešetrení  

        5 

         

        CA2 

        Ťažké - záznamy z prešetrenia ťažkých a smrteľných úrazov 

        A-5 

         

        CB 

        Školenia OPP a BOZP 

        5 

         

        CE 

        Dokumentácia BOZP 

        5 

         

        CO 

        Civilná ochrana 

        5 

         

         

         

        E   Publikačná činnosť 

        EA 

        Propagačné filmy, fotografické materiály viažuce sa ku škole 

        A-5 

         

        EB 

        Časopisy vydané školou alebo školským zariadením 

        A-5  

        (1 výtlačok)  

          

        EC 

        Kronika školy 

        A-5 

         

         

         

        G    Ekonomická agenda 

        GA 

        Rozpočet  

         

         

        GA1 

        Vlastný 

        A-10 

         

        GA2 

        Správy o čerpaní 

        5 

         

        GA3 

        Zmeny, rozpočtové opatrenia, podklady 

        5 

         

        GA4 

        Záverečný účet 

        A-10 

         

        GB 

        Finančná kontrola 

        10 

         

        GU 

        Účtovníctvo  

         

         

        GU1 

        Výkazy  

        10 

         

        GU2 

        Účtovné doklady (faktúry, platobné poukazy, interné doklady bankové doklady, pokladničné doklady) a evidencie, zostavy 

         

        10 

         

        GU3 

        Mzdy                                                                                                         

         

        GU31 

        Podklady pre zostavenie miezd 

        5 

         

        GU32 

        Výplatné listiny 

        10 

         

        GU33 

        Nemocenské poistenie 

        5 

         

        GU4 

        Sociálne, zdravotné poistenie – dávky, výkazy, prihlášky, odhlášky, zmeny, hlásenia a pod. 

         

        10 

         

        GU5 

        Daňové výkazy 

        10 

         

        GZ 

        Zmluvy                                                                                                      

         

        GZ1 

        Kúpne, o výpožičke, nájomné, zámenné, o stravovaní, o dielo, o dotáciách, o sponzorstve, darovacie, poistné a iné 

                10  

        (po skončení platnosti) 

          

        GZ2 

        O prevode správy majetku štátu 

        A-10  

         

          

          

          

        L     Hospodárska agenda 

          

        LA 

        Verejné obstarávanie 

        10  

         

        LB 

        Budovy (vlastné)                                                                                      

         

        LB1 

        Stavebná a projektová dokumentácia  

        A-1      

        (po zbúraní stavby) 

                      

        LB2 

        Opravy a údržba 

        5 

         

        LD 

        Delimitácia hnuteľného a nehnuteľného majetku                                    

         

        LD1 

        Základná evidencia, delimitačné protokoly 

        A-10 

         

        LD2 

        Pomocná evidencia 

        5 

         

        LE 

        Prihlášky, odhlášky – elektrická energia, plyn, komunálny odpad, voda 

         

        5 

         

        LF 

        Hospodársko-finančné veci (autodoprava, poštovné, objednávky, telefón, skladové zásoby, kancelárska a iná technika) 

         

        5 

         

        LI 

        Inventarizácia                                                                                           

         

        LI1 

        Základná evidencia budov a pozemkov 

        A-10 

         

        LI2 

        Základná evidencia inventárneho zariadenia 

        5 

         

        LI3 

        Pomocná evidencia – miestne zoznamy inventárnych predmetov 

        5 

         

        LI4 

        Majetku a skladových zásob 

        10 

         

        LI5 

        Inventárne karty hmotného majetku 

        5 

         

        LI6 

        Nakladanie s prebytočným a neupotrebiteľným majetkom (ponuka, vyradenie, likvidácia, odpredaj) 

         

        10 

         

        LI7 

        Znalecké posudky 

        10 

         

        LK 

        Koncesné obstarávanie 

        5 

         

        LP 

        Poistenie, likvidácia škody 

        5 

         

        LO 

        Revízne správy 

        5 

         

          

          

         M Školský klub detí 

        MA 

        Rozvrh týždennej činnosti  

        5 

         

          

         

         

        P   Personálna agenda 

        PA 

        Osobný spis zamestnanca  

        70       

        )

        (od narodenia 

                      

        PB 

        Rozbory klasifikačnej štruktúry a stavu zamestnancov 

        A-10 

         

        PD 

        Dovolenky, dochádzka 

        3 

         

        PF 

        Žiadosti o prijatie do zamestnania - zamietnuté 

        1 

         

        PG 

        Dokumentácia k výberovému konaniu 

        5 

         

        PH 

        Mzdové listy 

        50 

         

        PI 

        Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...) 

        5 

         

        PJ 

        Dohody  

         

         

        PJ1 

        s odvodmi na dôchodok do SP 

        70  (od narodenia) 

          

        PJ2 

        bez odvodov na dôchodok do SP 

        10 

         

        PK 

        Ďalšie vzdelávanie zamestnancov (plán, záznamy) 

        5 

         

        PL 

        Hmotná núdza 

        10 

         

          

         

        S   Výchovno - vzdelávací proces  

        SA 

        Triedna kniha 

        5 

         

        SB 

        Triedny výkaz 

        60            )

        (od narodenia  

                                 

        SC 

        Katalógový list žiaka 

        60           (od

        ) narodenia 

          

        SD 

        Školský vzdelávací/výchovný program (plány, osnovy, štandardy, programy) 

        A-10  

         

        SH 

        Protokol o komisionálnych skúškach 

        A-20 

         

        SJ 

        Denný záznam školského zariadenia 

        10 

         

        SK 

        Plán výchovno-vzdelávacej činnosti 

        10 

         

        SL 

        Plán práce školy, školského zariadenia 

        10 

         

        SM 

        Rozvrh hodín 

        5 

         

        SN 

        Školský poriadok 

        A-10 

         

        SO 

        Galéria úspechov školy (olympiády, súťaže) 

        A-5 

         

        SP 

        Súťaže (výsledky, programovo-organizačné zabezpečenie) 

        5 

         

        SQ 

        Povinne voliteľné predmety 

        5 

         

        SR 

        Účelové cvičenia, didaktické hry 

        5 

         

        SS 

        Nepovinné predmety 

        5 

         

        ST 

        Vysvedčenia, osvedčenia 

         5  

         

        SU 

        Poukazy vzdelávacie, kultúrne 

         5  

         

        SX 

        Denník výchovnej skupiny  

        10 

         

         

         

         

        Š   Školské stravovanie  

        ŠA 

        Dokumentácia           k          stravným             lístkom stravovaných osôb) 

        (normovací  hárok,  výkaz

         

        5 

         

        ŠB 

        Mesačný výkaz v spotrebe potravín 

                                 

        5 

         

        ŠC 

        Žiadanky na tovar 

                                 

        5 

         

        ŠD 

        Výdajky 

                                 

        5 

         

        ŠE 

        Jedálny lístok 

                                 

        5 

         

        ŠF 

        Evidencie 

                                 

        5 

         

          

        T   Kontrola  

        TA 

        Finančná kontrola a audit 

        10 

         

        TB 

        Kontroly v organizácii 

          

         

        TB1 

        Vonkajšie 

        10 

         

        TB2 

        Vnútorné 

        10 

         

        TC 

        Kontrola plnenia opatrení  

        10 

         

        TC1 

        Z vyšších orgánov 

        10 

         

        TC2 

        Z vlastných orgánov 

        10 

         

        TD 

        Petície  

        A-10 

         

        TE 

        Sťažnosti, podnety a oznámenia  

          

         

        TE1 

        Správy a dokumenty 

        A-10 

         

        TE2 

        Konkrétne prípady 

        10 

         

          

        Y  Informatika  

        YP 

        Programové vybavenie – inštalácia, licencie, údržba 

        5 

         

        YT 

        Technické vybavenie školy  

         5  

         

        YJ 

        Certifikáty 

        A-5 

         

          

          

         

        Z  Žiacka agenda 

        ZA 

        Dokumentácia žiaka  

         

         

        ZA1 

        Osobný spis žiaka  

        10 

         

        ZA2 

        Dokumentácia žiaka o poskytnutí podporného opatrenia 

        5   

        (od ukončenia štúdia) 

          

        ZA3 

        Správa z diagnostického vyšetrenia žiaka 

        5   

        (od ukončenia štúdia) 

          

        ZA5 

        Individuálny výchovno-vzdelávací program  

        5  

        (od ukončenia

        )

        štúdia 

          

        ZB 

        Klasifikácia prospechu a správania žiakov (úľavy z dochádzky, ospravedlnenky, nedbalá dochádzka, napomínanie), pochvaly, pokarhania, oslobodenia od predmetov 

        5 

         

        ZC 

        Prijímacie konanie (zápisnica, dokumentácia, rozhodnutia) 

        5 

         

        ZD 

        Trestné činy žiakov, priestupky žiakov, škody spôsobené žiakmi 

        10 

         

        ZE 

        Organizačné zabezpečenie hromadných školských akcií 

        5 

         

        ZF 

        Štúdium žiaka v zahraničí 

                5    

        (od   ukončenia štúdia) 

          

        ZG 

        Vzdelávanie cudzincov  

        5 

         

        ZH 

        Prerušenie štúdia/dochádzky, individuálny študijný plán 

        5 

         

        ZI 

        Vylúčenie zo štúdia 

        10 

         

        ZJ 

        Písomné práce žiakov 

        1 

         

        ZK 

        Záujmová činnosť 

        5 

         

        ZM 

        Štipendiá 

        10 

         

        ZO 

        Testovanie žiakov 

        5 

         

        ZP 

        Prestupy žiakov 

        5 

         

        ZR 

        Informovaný súhlas zákonného zástupcu žiaka 

        2 

         

        ZS 

        Potvrdenie o bezinfekčnosti žiaka 

        2 

         

        ZT 

        Splnomocnenie rodičov o prevzatí žiaka 

        2 

         

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         Príloha č. 2 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026 

          

          

        PREZENTAČNÁ PEČIATKA 

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

           

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         

        Príloha č. 3 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

        (Vzor)  

          

        OBSAH  SPISU  

          

           

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 

        930 08 Čiližská Radvaň 258.

         

         

         

        Vec:                                                                                              Číslo spisu:                                     

        Por.  

        č. zázn.  

        Dátum  doručenia/ odoslania  

        Odosielateľ/ adresát  

        Vec  

        Počet príloh  

        Dátum

        vybavenia  

        Spôsob

        vybavenia  

        Forma  originálu  

        záznamu/  

        TRZ  

        001  

          

          

          

          

          

          

          

        002  

          

          

          

          

          

          

          

        003  

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

        N  

          

          

          

          

          

          

          

        Vyhotovil:  

        Dňa:  

         Príloha č. 4 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028 /2026  

          

        (Vzor)  

        SPISOVÝ OBAL    

          

          

         Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 

        930 08 Čiližská Radvaň 258

         

          

          

        Číslo spisu:   

                                                                                   

          

                                        

        Registratúrna značka:   

          

                         

        Lehota uloženia:   

                                                                                          Znak hodnoty:                 

                                                                                          Obmedzený prístup:                    

                                                                                  Stupeň dôvernosti:  

          

          

          

          

          

        S P I S O V Ý      O B A L   

         

           

          

          

        Vec   

        Označenie veci spisu  

          

            

            

          

        Dátum evidencie:   

        Vybavuje:   

            

        Dátum uzatvorenia spisu:  

        Príloha č. 5 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

        (Vzor)  

          

        ŠTÍTOK  S  IDENTIFIKAČNÝMI  ÚDAJMI  

          

          

          

          

          

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 930 08 Čiližská Radvaň 258.

         

         

          

        Vec  

          

          

          

          

          

        Registratúrna  značka:  

          

          

        Znak hodnoty a  

        Lehota uloženia:  

          

          

        Ročník spisov:  

          

          

          

          

          

        Poznámka:  

          

          

          

           

        Príloha č. 6 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028 /2026  

           

          

        VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK 

          

          

          

          

          

          

        Registratúrna značka:  

        Vybral:   

        (kto, kedy)  

        Žiadateľ:  

        Číslo spisu:  

          

          

        Založil:   

        (kto, kedy)  

          

          

          

        Podpis:  

        potvrdzujúci prevzatie:  

        Počet listov:  

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         Príloha č. 7 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

            

          

        REVERZ 

          

          

        ...........................................................................................................................................  

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány,  930 08 Čiližská Radvaň 258.

        Vaše číslo:  

        Naše číslo: Výpožičná lehota: Dátum:  

          

          

        REVERZ  

          

          

        ......................................................................  

        ......................................................................  

                                  ......................................................................                               ......................................................................  

          

          

        Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od.................................  

        Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach  a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:.................................  

          

          

        Požičaný bol tento spis (záznam)   

          

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................

        ...........................................................................................................................................  

          

          

          

        Vrátené dňa: ...................                                                       Vypožičané dňa.........................  Meno a priezvisko zamestnanca                              Meno a priezvisko útvaru:                                                                                    zástupcu žiadateľa o výpožičku:  ..................................................  

        Podpis: .....................................                                 Podpis: ......................................  

        Pečiatka:                                                                   Pečiatka:  

         

        [1] § 16 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení      neskorších predpisov. 

        [2] Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 339/2023 o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii. 

        [3] § 17 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky  č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy     registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení neskorších predpisov.  4 § 24 a § 24a zákona č. 395/2002 Z. z.    5 § 16b ods. 2 až 4 zákona č. 395/2002 Z. z. 6  § 16b ods. 6 zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [4] § 1 až  3 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  

        [5] Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy č. 78/2020 Z.z. 

        [6] § 4 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  

        [7] § 16b ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [8] § 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [9] § 6 a 10 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 13 § 35 a § 36 zákona o e-Governmente. 

        [10] § 7 a 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [11] § 11 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [12] § 11 ods. 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [13] § 12 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 18

        STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností 

            STN 88 6101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy. 19 § 16 ods. 2 písm. i) a j) zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [14] § 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente.   

        [15] § 13 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [16] Evidencia pečiatok Základnej školy Móra Kóczána s vyučovacím jazykom maďarským – Kóczán Mór Alapiskola, 930 08 Čiližská Radvaň 258. 

        [17] § 14 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 24 Zákon č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente. 

        [18] § 15 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [19] § 18 až § 20 vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu       č.

        [20] /2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení      neskorších predpisov. 

        [21] § 16b zákona č. 395/2002 Z. z; § 16b zákona č. 395/2002 Z. z. neustanovuje povinnosť pôvodcu registratúry vopred označiť v registratúrnom pláne agendy vhodné na transformáciu. 28 § 18 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [22] § 20 ods. 1 vyhlášky Ministerstva vnútra  Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú     niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. 

        [23

          ZÁKLADNÁ ŠKOLA Móra Kóczána s VJM Čiližská Radvaň

        930 08 Čiližská Radvaň č. 258.

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

        Registratúrny poriadok Základnej školy Móra Kóczána s VJM Čiližská Radvaň

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

        Oblasť platnosti: Vnútorný predpis je záväzný pre všetkých zamestnancov školy

         

        Typ účtovnej jednotky: rozpočtová 

         

        IČO: 37836412

        Na zabezpečenie jednotného postupu pri  správe registratúry podľa osobitného predpisu[1]  v pôsobnosti Základnej školy Móra Kóczána s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň–Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 930 08 Čiližská Radvaň 258.(ďalej len „škola“) ustanovujem: 

         

         

        PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ USTANOVENIA  

         

        Čl. 1  Úvodné ustanovenia  

          

        1. Registratúrny poriadok ustanovuje postup školy pri správe registratúry, a to najmä  pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán školy, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.   

         

        1. Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (napr. pedagogická dokumentácia, účtovné záznamy, záznamy personálnej a mzdovej agendy, agenda zamestnancov) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.[2] 

         

        1. Škola vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry prostredníctvom registratúrneho denníka. 

         

        1. Riaditeľ školy dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia

        registratúrneho poriadku.  

         

        1. Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec školy poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska (ďalej len 

        „administratívny zamestnanec”).   

         

        1. Škola spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví administratívny zamestnanec zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje riaditeľ školy. V prípade potreby škola pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.[3] 

         

        1. Zamestnanec pri skončení pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému spisy a evidenčné pomôcky.  

         

        1. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov školy vykonáva Ministerstvo vnútra SR, Štátny archív v Trnave, pracovisko Archív Galanta so sídlom v Šali, Petra Pázmaňa 1, 927 01 Šaľa (ďalej len „archív“).4  

         

        1. Škola môže vykonávať transformáciu registratúrnych záznamov (ďalej len „transformácia“) podľa osobitného predpisu5, v rozsahu a spôsobom zodpovedajúcim vlastným potrebám. Transformáciu vykoná takým spôsobom6, ktorý zabezpečí požiadavky na hodnovernosť transformovaného registratúrneho záznamu. 

         

        Čl. 2 

        Základné pojmy  

         

        1. Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie  so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry školy. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. 

         

        1. Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi. 

         

        1. Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti školy alebo bola škole doručená. 

         

        1. Registratúrny záznam je informácia, ktorú škola zaevidovala v registratúrnom denníku.  

         

        1. Elektronický registratúrny záznam je pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý škola uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme. 

         

        1. Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v

        súvislosti s vybavovaním tej istej veci. 

         

        1. Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami; pri elektronických spisoch sa nevyhotovuje. 

         

        1. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných školou.  

         

        1. Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje  o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov. 

         

        1. Evidenčnými pomôckami sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci agendových systémov a osobitných systematických evidencií.  

         

        1. Osobitnou systematickou evidenciou je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom; na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto nariadenia vzťahujú primeraným spôsobom, vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku. 

         

        1. Podanie je každý podnet, ktorý škola prijala na úradné vybavenie. 

         

        1. Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania. 

         

        1. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov.  Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia. 

         

        1. Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.   

         

        1. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy školy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. 

          

        1. Transformácia registratúrneho záznamu je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu. 

          

         

                     

         

        DRUHÁ ČASŤ  

                                                                          ZÁSIELKY  

          

        Čl. 3 

        Prijímanie elektronických zásielok 

          

        1. Prijímanie  elektronických zásielok upravuje osobitný predpis.[4]  

          

        1. Škola prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky, centrálnej elektronickej podateľne, elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijíma administratívny zamestnanec. Elektronické zásielky doručené elektronickou poštou škola prijíma aj prostredníctvom osobitne vytvorenej emailovej schránky:

        vedenie@koczanmorai.sk.     

          

        1. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.             

         

        1. Škola prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch podľa osobitného predpisu.[5] Škola skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné zobraziť elektronický záznam používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa,  škola o tom odosielateľa informuje.   

         

        1. Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, výsledok overenia ich platnosti sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickej schránke školy. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.  

          

        Čl. 4  Prijímanie neelektronických zásielok a podaní 

          

        1. Prijímanie neelektronických zásielok upravuje osobitný predpis. [6]  

         

        1. Administratívny zamestnanec prijíma neelektronické zásielky, ktoré boli škole doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérskej služby alebo podania doručené osobne, ak sú adresované škole. Na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu, na osobitnom lístku s dátumom prevzatia alebo na prednom diele doručenky podľa predtlače. Škola prijíma aj transformované záznamy (napr. listinný rovnopis, zaručenú konverziu, kópiu); takto prijaté záznamy nemôže ďalej transformovať.[7]   

         

        1. Administratívny zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi. Iné nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom.   

         

        1. Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne, môže administratívny zamestnanec potvrdiť odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu alebo na prednom diele doručenky podľa predtlače.    

         

        Čl. 5  Triedenie a otváranie zásielok  

          

        1. Triedenie a otváranie zásielok upravuje osobitný predpis.[8]  

         

        1. Administratívny zamestnanec triedi zásielky na  
        1. zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,  
        2. zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo určenému zamestnancovi školy, ktorý vedie ich evidenciu (pedagogická dokumentácia, účtovné záznamy, záznamy personálnej a mzdovej agendy, agenda zamestnancov),  
        3. zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,  
        4. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.   

        (3) Administratívny zamestnanec neotvára neelektronické:  

        1. súkromné zásielky,  
        2. zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať,  
        3. zásielky, ktoré nie sú adresované škole. 

        Takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto predpisu. 

          

        1. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom školy.   

          

        1. Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov. Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky.  

          

        1. O pridelení neotvorených zásielok vedie administratívny zamestnanec evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva riaditeľ školy alebo ním poverený zamestnanec.  

          

        1. Obálka  sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak 
        1. záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,   
        2. adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,  
        3. má dátum podania zásielky právny účinok,   
        4. je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,  
        5. ide o zásielku doručenú na návratku. 

         

        1. Ak doručená elektronická zásielka obsahovala viacero podaní alebo je určená  na spracovanie viacerým spracovateľom, tak sa zaraďuje do obehu vytvorením jej kópií.  

          

        1. Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.  

         

        Čl. 6  

        Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu  

          

        1. Označovanie prijatých záznamov upravuje osobitný predpis.[9]  

          

        1. Prijatý elektronický záznam sa označí jednoznačným identifikátorom pôvodného prijatého elektronického záznamu, prijatý neelektronický záznam sa označí odtlačkom prezentačnej pečiatky.  

          

        1. Na prijaté neelektronické záznamy administratívny zamestnanec odtlačí prezentačnú pečiatku, ktorej vzor tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. Odtlačkom prezentačnej pečiatky sa označuje aj neelektronický záznam vzniknutý zaručenou konverziou13 z pôvodného elektronického záznamu.  Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu, ak ho zaevidovala do registratúrneho denníka. Ďalšie údaje do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíše spracovateľ.   

          

        1. K transformácií záznamu môže škola pristúpiť až po jeho prijatí, označení a zaevidovaní. 

        Transformáciu vykonáva administratívny zamestnanec, spracovateľ alebo iný poverený zamestnanec.  

          

        1. Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálku dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi. 

         

        1. Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, predvolania na súdne pojednávanie a vykonávacie protokoly môže škola označiť prezentačnou pečiatkou aj na poslednej zadnej strane.  

          

        1. Elektronické záznamy sa odovzdávajú spracovateľovi vytlačené. 

         

        1. Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, dátumom prijatia a identifikátormi pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie. Takto vytvorená kópia prijatého elektronického záznamu sa považuje za transformovaný registratúrny záznam a odtlačkom prezentačnej pečiatky sa neoznačí. 

         

        1. Pri odovzdávaní záznamov spracovateľovi môže vyznačiť nadriadený pokyny prostredníctvom pokynového lístka. 

          

        1. Po vykonaní zápisov v denníku odovzdá administratívny zamestnanec záznamy riaditeľovi školy, ktorý rozhodne o ich ďalšom spracovaní.  

          

        1. Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.   

         

         

        TRETIA ČASŤ EVIDOVANI ZÁZNAMOV A SPISOV BEZ VYUŽITIA ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY  

          

        Čl. 7  Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy

        registratúry  

          

        1. Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry upravuje osobitný predpis.[10]  

          

        1. Škola vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry centralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka.  

          

        1. Na každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník, ktorý sa označí názvom školy a rokom. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň roka. Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis riaditeľa školy. Ak sa v registratúrnom denníku používajú skratky a rozlišovacie znaky, uvedie sa na jeho poslednej, zadnej strane ich zoznam s vysvetlivkami.  

          

         

        1. Škola ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov osobitné systematické evidencie a agendové systémy. Účtovné doklady sú evidované v APV WinIBEU – IVES Košice, personálna a mzdová agenda je vedená v APV WinPAM – IVES Košice, agenda o žiakoch je vedená v aSc Agenda – ASC Applied Software Consultants s.r.o. Bratislava. Pedagogická dokumentácia, a osobná zložka žiaka sú vedené v osobitnej evidencii Edupage. 

          

        1. V registratúrnom denníku sa evidujú záznamy, ktoré sú podnetom pre otvorenie spisu. 

          

        1. Ak príjemca po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v registratúrnom denníku.  

          

        1. V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný. 

          

        1. Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu“, ktorého vzor tvorí prílohu č. 3 tohto predpisu a je neoddeliteľnou súčasťou spisu.  

          

        1. Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do obsahu spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom „Uzatvorené dňa...., počet listov...., spracoval.... . 

         

        1. Číslo záznamu obsahuje číslo spisu bez označenia školy doplnené o poradové číslo  záznamu z obsahu spisu, napr.: 30/2026-001. 

          

        1. Ak spis obsahuje transformovaný registratúrny záznam, v obsahu spisu sa v stĺpci

        „Forma originálu záznamu“ doplní skratka „TRZ“.  

         

        Čl. 8  Tvorba spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry  

          

        1. Tvorbu spisu upravuje osobitný predpis.[11]  

          

        1. Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy  a obsah spisu. 

         

        1. O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže vykonať aj iný poverený zamestnanec školy.  

          

        1. Do spisu sa zakladá aj transformovaný registratúrny záznam; to neplatí, ak je v spise založený pôvodný registratúrny záznam, z ktorého bol transformovaný registratúrny záznam vytvorený.    

          

        1. Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu školy, tieto údaje sa vyznačia pri otvorení spisu aj v registratúrnom denníku, vyhotoví  spisový obal a vloží doň tlačivo „Obsah spisu“.  
        2. Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu  
        1. ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti školy,  
        2. obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť školy,   
        3. vzniknutému z vlastného podnetu školy,    
        4. adresovanému škole, ale nepatriacemu do jej pôsobnosti, 
        5. ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti školy.  

          

        1. Číslo spisu obsahuje označenie školy, poradové číslo z registratúrneho denníka alebo inej evidencie a rok, napr.: ZSMK-005/2026. Osobná zložka žiaka – číslo spisu môže obsahovať EDUID žiaka doplnené o poradové číslo záznamu v rámci spisu.  

          

        1. Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje:  názov pôvodcu, prípadne názov jeho organizačnej zložky, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, stupeň dôvernosti, dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa, označenie „Spisový obal“ a označenie „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia, ak sa obmedzuje prístup k spisu. Jeho vzor tvorí prílohu č. 4 tohto predpisu.  

          

        1. Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu  sa vyhotovuje priebežne a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku; uzatvára sa spolu s uzatvorením spisu.  

          

        1. Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v škole,  zaeviduje sa v registratúrnom denníku nového kalendárneho roka, jeho číslo sa stáva číslom spisu.  Nové číslo spisu vyznačí na pôvodnom spisovom obale. Prepojenie spisov sa vyznačí v registratúrnych denníkov obidvoch rokov

        (predchádzajúce číslo, nasledujúce číslo).   

         

        1. Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. 

         

        Čl. 9 

        Spisová zložka  

          

        1. Spis sa môže stať spisovou zložkou, ak  je vopred zrejmé, že vybavovanie veci bude prebiehať  niekoľko rokov alebo je to z procesného hľadiska účelné. Podmienkou vedenia spisovej zložky je jej označenie osobitným identifikátorom.[12] 

         

        1. Evidovanie spisových zložiek vedie škola prostredníctvom agendového informačného systému alebo osobitnej systematickej evidencie; záznamy sa neevidujú v registratúrnom denníku. 

         

        1. Spisovú zložku tvorí obal spisovej zložky, registratúrne záznamy a obsah spisovej zložky.  

         

        1. Číslo spisovej zložky je jej identifikátorom a je nemenné až do uzatvorenia veci. Číslo spisovej zložky povinne obsahuje označenie školy, poradové číslo z evidencie agendového informačného systému alebo osobitnej systematickej evidencie a označenie konkrétnej agendy; môže obsahovať aj rok založenia spisovej zložky a označenie útvaru. 
        2. Všetky záznamy patriace do spisovej zložky sa evidujú v nepretržitom chronologickonumerickom poradí v rámci tejto zložky prostredníctvom tlačiva „obsah zložky“. Obsah zložky môže byť vytváraný agendovým informačným systémom automatizovane.  

         

        1. Spracovateľ pridelí spisovej zložke registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu školy pri jej otvorení. Tieto údaje vyznačí aj v agendovom informačnom systéme alebo osobitnej systematickej evidencii.  

         

        1. Spisová zložka sa v registratúrnom stredisku manipuluje podľa ročníkov vyradenia. 

         

        1. Do spisovej zložky škola zakladá transformovaný registratúrny záznam podľa čl. 8 ods. 4. 

          

          

        ŠTVRTÁ ČASŤ VYBAVOVANIE SPISOV  

          

        Čl. 10 

        Vybavovanie spisov 

          

        1. Vybavovanie  spisu upravuje osobitný predpis.[13] 

         

        1. Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje: 
        1. registratúrnym záznamom, 
        2. postúpením, 
        3. vzatím na vedomie, 
        4. úradným záznamom, 
        5. ústne (osobne, telefonicky). 

          

        1. Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy podľa platných technických noriem18 alebo inej obdobnej technickej špecifikácie.   

         

        1. Spracovateľ podľa pokynov riaditeľa školy volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať dátum, údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená. 

         

        1. Ak sa obmedzuje prístup k spisu, uvedie spracovateľ na spisovom obale označenie  „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí aj v evidencii spisov.19 

          

        1. Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, škola ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a  vykonateľnosti podpíše zamestnanec školy, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.[14] Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov na ústrednom portáli verejnej správy.   

          

        1. Spracovateľ sa nesmie podieľať na vybavovaní registratúrneho záznamu, obsahom ktorého je jeho vlastný záujem, záujem osôb jemu blízkych alebo osôb, s ktorými je v blízkom alebo príbuzenskom vzťahu. Ak mu bol takýto registratúrny záznam pridelený na vybavenie, upozorní na to riaditeľa školy, ktorý určí iného spracovateľa. 

          

        1. Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti školy, postúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním rovnopisu sprievodného listu, alebo upovedomením o postúpení záznamu. O vyrozumení odosielateľa pri postúpení jeho konania  v rámci organizačných útvarov školy rozhodne nadriadený. Odosielateľ, ktorý neuviedol svoje meno a priezvisko alebo názov sa o vybavení veci neinformuje.    

          

        1. Registratúrny záznam, ktorý je nezrozumiteľný, nečitateľný, nejednoznačný, neurčitý, obsahuje nejasné formulácie, hanlivé vyjadrenia, všeobecné urážky, osočovanie alebo vulgárne výrazy, popisuje rôzne hodnotiace úsudky, názory či postoje odosielateľa, pričom z obsahu registratúrneho záznamu nevyplývajú ďalšie skutočnosti, z ktorých by bolo zrejmé, čoho sa odosielateľ domáha, alebo ide o ďalšie opakované podanie toho istého odosielateľa, sa vybaví vzatím na vedomie bez upovedomenia odosielateľa o tomto postupe. 

         

        1. Spracovateľ zaradí návrh vybavenia do schvaľovacieho procesu. Riaditeľ školy skontroluje vybavenie podania; zodpovedá za jeho posúdenie z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných predpisov. Kontrola vybavenia podania sa môže realizovať prostredníctvom elektronického systému správy registratúry; súčasťou schválenia môže byť autorizácia registratúrneho záznamu.    

         

        1. Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí v obsahu spisu,  na spisovom obale, ako aj v registratúrnom denníku alebo v inej evidencii; záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu. 

         

        1. Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy a spisy pre vlastnú potrebu. 

          

        Čl.  11 

        Používanie pečiatok  

         

        1. Používanie pečiatok a ich evidenciu upravuje osobitný predpis.[15]  

         

        1. Škola používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorú na registratúrnych záznamoch odtláča modrou farbou a prezentačnú pečiatku, ktorá sa odtláča červenou farbou. Okrúhlu pečiatku  so štátnym znakom odtláča červenou farbou.  
        2. Ak škola používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné. 

         

        1. Škola vedie centrálnu evidenciu úradných pečiatok.[16] Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky  s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa. 

         

        1. Odtlačok pečiatky netvorí právne nevyhnutnú súčasť registratúrneho záznamu. Odtláča sa spravidla vtedy, ak tak ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis alebo zaužívaná prax v obchodnom a úradnom styku. 

         

        1. Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronickú kópiu škola odtlačkom úradnej pečiatky neoznačuje.   

         

        Čl.  12  Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov  

         

        1. Podpisovanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.[17] 

         

        1. Registratúrne záznamy podpisuje riaditeľ školy alebo jeho zástupca. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu.  

         

        1. Na registratúrny záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis.  

         

        1. Meno a priezvisko, ako aj označenie funkcie podpisujúceho sa vytlačia. Ak neelektronický registratúrny záznam v neprítomnosti riaditeľa školy podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku „v z.”  (v zastúpení).  

         

        1. Ak sa neelektronické registratúrne záznamy odovzdávajú na rozmnožovanie, uvedie sa  na  registratúrny záznam za vytlačeným menom a priezviskom nadriadeného  skratka „v. r.“ (vlastnou rukou). Nadriadený podpíše iba originál registratúrneho záznamu. 

         

        1. Pre autorizáciu elektronických registratúrnych záznamov podľa osobitného predpisu24 škola používa kvalifikovaný elektronický podpis vyhotovený s použitím mandátneho certifikátu, ku ktorému sa pripája kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. 

         

        1. Elektronické prílohy vo formáte PDF a elektronické prílohy vytvárané prostredníctvom elektronického formulára škola autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu, ku ktorému sa pripája kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. 

         

        1. Škola vedie centrálnu evidenciu typov položiek certifikátov obsahujúcich identifikačné údaje najmä meno, identifikátor pridelený školou alebo rodné číslo, na prepojenie osoby s evidenciou oprávnení vedenou školou vrátane jej histórie a postupov. 

         

         

          

        Čl. 13  Odosielanie zásielok 

          

        1. Odosielanie zásielok upravuje osobitný predpis.[18] 

         

        1. Neelektronické zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), alebo kuriérskymi službami. Elektronické zásielky sa odosielajú prostredníctvom elektronickej schránky, elektronickej pošty alebo inými elektronickými prostriedkami. Na doručovanie elektronických registratúrnych záznamov pri výkone verejnej moci sa vzťahuje § 29 zákona o eGovernmente v znení zákona č. 273/2015 Z. z.   

         

        1. Elektronický registratúrny záznam vyhotovený školou pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu; nezakladá sa do spisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu škola vyhotovuje vo formátoch podľa osobitného predpisu.[19][20]   

          

        1. Ak nejde o doručovanie pri výkone verejnej moci, registratúrny záznam vyhotovený školou môže byť odosielaný aj v podobe zaručenej konverzie pôvodného dokumentu, ktorej výsledok sa nezakladá do spisu. Z odoslaného registratúrneho záznamu môže škola vyhotoviť zaručenú konverziu pôvodného dokumentu aj na žiadosť adresáta. 

          

        1. Administratívny zamestnanec roztriedi registratúrne záznamy podľa spôsobu odoslania. Zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk, spravidla združuje do spoločnej obálky.   

         

        1. Neelektronické doporučené zásielky, doporučené zásielky 1. triedy a zásielky na návratku (doručenku) sa zapisujú do poštových podacích hárkov (neelektronických alebo elektronických), v ktorých poštový podnik potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje. 

         

        1. Podpísané návratky administratívny zamestnanec zaeviduje, t. j. zaznamená dátum doručenia. Návratku založí do spisu.    

         

        1. Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe  po preukázaní jej osobnej totožnosti občianskym preukazom, cestovným dokladom, úradným preukazom alebo overeným splnomocnením adresáta. Prevzatie zásielky sa podpisuje na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne“. 

         

         

          

         

        PIATA ČASŤ UKLADANIE SPISOV  

          

        Čl.  14  Registratúrny plán 

          

        1. Registratúrny plán určuje štruktúru registratúry a člení ju do vecných skupín, ktorým určuje lehotu uloženia a znak hodnoty.   

          

        1. Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre školy. Skladá sa z abecednej skratky alebo alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny.  

          

        1. Registratúrny plán a jeho dodatky pripravuje administratívny zamestnanec školy v spolupráci s archívom. 

         

        1. V registratúrnom pláne sa neurčujú vecné skupiny registratúrnych záznamov určené na transformáciu, keďže škola vykonáva transformáciu podľa aktuálnej potreby a organizačných podmienok v súlade s osobitným predpisom.[21] 

              

        Čl. 15            Registratúra školy 

          

        1. Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov upravuje osobitný predpis.28 

         

        1. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickej schránke alebo v agendovom informačnom systéme až do svojho vyradenia. 

         

        1. Spracovateľ alebo administratívny zamestnanec pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis  neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie. 

         

        1. Uzatvorený spis sa ukladá takto: 
          1. elektronický spis v agendovom informačnom systéme alebo v elektronickej schránke, 
          2. neelektronický spis v príručnej registratúre a v registratúrnom stredisku[22], 
          3. kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v agendovom informačnom systéme alebo v elektronickej schránke a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a v registratúrnom stredisku.   

          

        1. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému škola neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu, označenú ako transformovaný registratúrny záznam, ukladá v príručnej registratúre alebo v registratúrnom stredisku. 

                      

        1. Elektronický registratúrny záznam sa ukladá vo formáte podľa osobitného predpisu,[23] ktorý zaručí jeho nemennosť a umožní jeho zobrazenie používateľsky zrozumiteľným spôsobom. 

         

        1. Škola nevykonáva transformáciu uzavretých spisov.   

         

        1. Miesto uloženia registratúry školy (ďalej len "príručná registratúra") určí riaditeľ školy. 

         

        1. Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. 

         

        1. Úložná jednotka sa označuje štítkom s názvom školy, názvom útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 5 tohto predpisu. 

         

        1. Uzatvorené spisy sa po uplynutí jedného roku úschovy v príručnej registratúre premiestňujú do registratúrneho strediska.  

         

        Čl. 16 Registratúrne stredisko

          

        1. Činnosť registratúrneho strediska upravuje osobitný predpis.[24] 

         

        1. Za správu registratúrneho strediska zodpovedá administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy. 

         

        1. Administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy  
        1. preberá do registratúrneho strediska uzatvorené spisy, 
        2. eviduje prevzaté spisy, 
        3. označuje a ukladá prevzaté spisy,  
        4. bezpečne uschováva a všestranne ochraňuje prevzaté spisy, 
        5. zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a jeho evidenciu, 
        6. zabezpečuje vyraďovanie spisov vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov, 
        7. usmerňuje postup  pri dodržiavaní ustanovení tohto predpisu, 
        8. zabezpečuje školenia k tomuto predpisu, 
        9. je vecným správcom elektronického systému správy registratúry, 
        10. preveruje formou vnútornej kontroly plnenie povinností pri správe registratúry školy, 
        11. môže vykonať transformáciu registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku.  

         

        1. Spisy sa v registratúrnom stredisku ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.   

         

        1. Škola dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.[25] 
        2. V registratúrnom stredisku sa ukladajú aj špeciálne druhy záznamov.  

          

        1. Administratívny zamestnanec alebo poverený zamestnanec školy môže vykonať transformáciu spisov uložených v elektronickej schránke alebo agendovom informačnom systéme, z elektronickej podoby do neelektronickej podoby. Transformáciu vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. Pri transformácii uzatvorených spisov z elektronickej do neelektronickej podoby môže transformované spisy bezpečne uložiť mimo elektronickej schránky alebo agendového informačného systému.  

          

                     

         

         

        Čl. 17  Správa pôvodných registratúrnych záznamov 

         

        1. Škola vytvorí centrálne miesto na uloženie originálov neelektronických registratúrnych záznamov.   

          

        1. Škola môže vyradiť pôvodný registratúrny záznam bez vyraďovacieho konania v súlade s osobitným predpisom[26], ak z neho vytvorila transformovaný registratúrny záznam podľa osobitného predpisu.[27]  

          

        1. Škola určí interval ničenia registratúrnych záznamov, z ktorých vyhotovila transformovaný registratúrny záznam podľa podmienok školy a v súlade s osobitnými právnymi predpismi. Zničiť pôvodné registratúrne záznamy môže len so súhlasom a vedomím správcu registratúry. Zničenie zabezpečí administratívny zamestnanec alebo iný poverený zamestnanec. 

         

         

           ŠIESTA ČASŤ  

          

        Čl.  18  Prístup k registratúre 

         

        1. Prístup k registratúre upravuje osobitný predpis.[28] 

         

        1. Prístup k spisom uloženým v príručnej registratúre alebo v registratúrnom stredisku sa zamestnancom školy umožňuje v rozsahu potrebnom na plnenie svojich pracovných úloh  v prítomnosti administratívneho zamestnanca.  

         

        1. Zamestnancom sa spisy vypožičiavajú na 15 pracovných dní. Zamestnanec potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Výpožičný lístok, ktorého vzor tvorí prílohu č. 6 tohto predpisu, sa vloží na miesto vypožičaného spisu. 

          

        1. Škola umožní na základe písomného poverenia nazeranie do registratúry fyzickým osobám a právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením ich pracovných alebo služobných úloh alebo výkonu ich činnosti. Škola môže povoliť nazretie  do spisov  na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky. 

         

        1. Vypožičanie spisu mimo školu  môže povoliť len riaditeľ školy. V takom prípade sa vyhotoví reverz, ktorého vzor tvorí prílohu č. 7  tohto predpisu. Reverz sa vyhotoví v dvoch exemplároch a uvedie  sa v ňom číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.  

         

        1. Spisy sa vypožičiavajú mimo školu v ňou určených lehotách. Administratívny zamestnanec môže so súhlasom riaditeľa školy lehotu v odôvodnených prípadoch predĺžiť. Škola môže stanoviť lehoty vypožičania vo väzbe na konkrétne agendy spisov.  

         

        1. Administratívny zamestnanec vedie o prístupe k registratúre evidenciu. Kontroluje dodržiavanie lehoty vypožičania; po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil.  

         

        1. Škola na žiadosť zákonného zástupcu zariadenia, plnoletého žiaka alebo plnoletého poslucháča škola vydá odpis dokladu o získanom vzdelaní vyhotovený na základe pedagogickej dokumentácie, ktorý obsahuje text „Tento odpis súhlasí s prvopisom“ a v záhlaví označenie „ODPIS“. Ak nemožno zabezpečiť všetky podpisy, ktoré boli na pôvodnom doklade o získanom vzdelaní, uvedú sa len mená a a priezviská príslušných osôb. Odpis podpíše riaditeľka školy a pripojí odtlačok úradnej pečiatky školy a dátum. Škola môže požadovať poplatok za vydanie odpisu, ktorého výška je odvodená od skutočných nákladov spojených s jeho vydaním; ak o vydanie odpisu požiadal zástupca zariadenia, škola vydá odpis bezplatne Výšku poplatku za vydanie odpisu škola zverejňuje na svojom webovom sídle. (tu bude poznámka § 18, ods. 11, novela č. 323/2025 zákona č. 245/2008 z.z. o výchove a vzdelaní). Školou osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu. (tu je poznámka pod čiarou § 16 ods. 2 písm.k) zákona č.

        395/2002 Z.z. v znení zákona č. 241/2025 Z.z.

         

        SIEDMA ČASŤ VYRAĎOVANIE SPISOV

          

        Čl. 19  Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov 

          

        1. Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.  

          

        1. Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť školy38 a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.  

          

        1. Ak škola zničila pôvodné registratúrne záznamy, predmetom vyraďovacieho konania sú transformované registratúrne záznamy. Inak škola vyraďuje pôvodné registratúrne záznamy. 

          

        1. Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že  
        1. spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení  z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,  
        2. spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a 

        po vyradení z registratúry je určený na zničenie.  

          

        (5) Ustanovenia tohto registratúrneho poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie 

        špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov.[29] 

          

        Čl. 20  Znak hodnoty a lehota uloženia 

          

        1. Znak hodnoty ,,A" sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu.  Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, a to duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť školy. 

         

        1. Lehotu  uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne.  

          

        1. Návrhy na predĺženie, prípadne skrátenie lehôt uloženia sa predkladajú administratívnemu zamestnancovi. 

          

        Čl. 21  Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov 

          

        1. Návrh  na vyradenie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ktorým uplynuli lehoty uloženia (ďalej len "vyraďovanie spisov"), vzniknutých z jej  činnosti škola predkladá archívu minimálne raz za päť rokov.[30]   

          

        1. Riaditeľ školy dôsledne dbá, aby škola zabezpečila pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.  

          

        1. Vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku.  

         

        1. Registratúrne záznamy sa môžu vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia podľa osobitného predpisu.41 Prípravu návrhu na osobitné vyraďovanie registratúrnych záznamov škola môže vopred konzultovať s archívom.  

          

        Čl. 22  Návrh na vyradenie spisov  

         

        1. Administratívny zamestnanec pripraví návrh na vyradenie spisov (ďalej len "návrh"). K návrhu na vyradenie priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty ,,A", a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty ,,A“, ak ich návrh na vyradenie obsahuje.  
        2. K návrhu na osobitné vyradenie spisov škola priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty „A“ a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty „A“, ak ich návrh na osobitné vyradenie spisov obsahuje.  

         

        1. Škola predloží návrh na vyradenie prostredníctvom elektronických archívnych služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (portál MV SR). 

         

        1. Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku, v elektronickom registratúrnom stredisku  v elektronickom systéme správy registratúry alebo v agendovom informačnom systéme tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť predložené zamestnancom archívu.  

         

        1. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na doplnenie alebo na prepracovanie. Môže vykonať odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie,  v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené  na zničenie.[31] Archív rozhodnutie nevydá, ak úrad predloží návrh na vyradenie, ktorý obsahuje len spisy bez znaku hodnoty „A“ a posúdi ich ako spisy bez trvalej dokumentárnej hodnoty; to neplatí, ak škola o rozhodnutie požiada.[32]  

          

        Čl. 23  Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty  

         

        1. Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. 

         

        1. Škola zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v archívnych škatuliach oddelene od ostatných spisov. 

         

        1. Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol vyhotovený archívom. [33] Ak sa preberací protokol vyhotoví elektronicky, autorizuje sa kvalifikovanou elektronickou pečaťou školy alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu.  

          

        1. Preberanie elektronických archívnych dokumentov upravuje osobitný predpis.45  

        Pri odovzdávaní elektronických  archívnych dokumentov škola postupuje podľa pokynov archívu.  

          

        ÔSMA ČASŤ SPOLOČNÉ USTANOVENIA  

          

        Čl. 24  Spisová rozluka  

         

        1. Spisovú rozluku upravuje osobitný predpis.[34]  

         

        1. Spisová rozluka sa vykoná pri organizačných zmenách školy väčšieho rozsahu alebo  pri zmene jej pôsobnosti. 

         

        Čl. 25  Správa registratúry pri výkone práce mimo pracoviska 

          

        1. Správu registratúry pri výkone práce mimo pracoviska upravuje osobitný predpis.36 

         

        1. Pri výkone práce mimo pracoviska sa evidujú  všetky doručené a odoslané záznamy (elektronické aj   neelektronické). 

         

        1. Keďže škola nemá zavedený elektronický systém správy registratúry, pre externú aj internú komunikáciu sa využíva elektronická pošta (e-mail). 

         

        1. Všetky registratúrne záznamy vzniknuté pri výkone práce mimo pracoviska sú uchovávané

        v registratúre školy.  

          

        Čl. 26  Správa registratúry v mimoriadnej situácii  

         

        1. Správu registratúry v mimoriadnej situácii upravuje osobitný predpis.48 

         

        1. Náhradnú evidenciu pri správe registratúry v mimoriadnej situácii škola vedie prostredníctvom registratúrneho denníka.  

         

        1. Náhradná evidencia sa vedie v súlade s metodikou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorá bude škole v prípade potreby poskytnutá. 

         

        1. Číslo spisu evidovaného v náhradnej evidencii sa dopĺňa o  skratku „MS“ oddeleného  od roku pomlčkou.  

          

          

          

          

          

         

        DEVIATA ČASŤ ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA  

          

        Čl. 27  Záverečné ustanovenia  

         

        1. Zrušuje sa Registratúrny poriadok č. ZSMK/89 /2024 
        2. Tento Registratúrny poriadok nadobúda účinnosť a platnosť dňom schválenia Štátnym archívom v Trnave, pracoviskom Archív Galanta so sídlom v Šali. 

         

        č.: ZSMK-028/2026 

         

         

         

                                                                                                       ............................................. 

                                                                                                                Mgr. Judit Nagy 

                                                                                                               riaditeľka školy 

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

        Príloha č. 1 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

          

          

          

          

        REGISTRATÚRNY PLÁN  

                                                           

          

          

          

        V. 

        Všeobecná agenda 

         A.  

        Agenda riadenia 

        C. 

        BOZP a OPP, Civilná ochrana 

        E. 

        Publikačná činnosť 

        G. 

        Ekonomická agenda 

        L. 

        Hospodárska agenda 

        M. 

        Školský klub detí 

        P. 

        Personálna agenda 

        S. 

        Výchovno-vzdelávací proces 

        Š. 

        Školské stravovanie 

        T. 

        Kontrola 

        Y. 

        Informatika 

        Z. 

        Žiacka agenda 

          

          

          

          

          

          

          

          

         

         

         

          

          

          

          

            

          

        Registratúrna značka  

        Názov vecnej skupiny  

        Znak hodnoty/ Lehota uloženia  

        TRZ 

         

        V    Všeobecná agenda  

         

         

        VA 

        Analýzy, rozbory, vyhodnotenia školského roka                                    

         

        VA1 

        Vlastné - ročné a dlhodobé 

        A-5 

         

        VA2 

        Vlastné - krátkodobé 

        5 

         

        VB 

        Projekty a programy školy 

        A-10 

         

        VC 

        Koncepcia rozvoja školy 

        A-10 

         

        VD 

        Delimitačné protokoly 

        A-10 

         

        VE 

        Evidencie 

        5 

         

        VF 

        Bežná korešpondencia 

        3 

        TRZ 

        VG 

        Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám 

         

        5 

        TRZ 

        VH 

        Komisie 

        5 

         

        VI 

        Metodická a koordinačná činnosť 

        5 

        TRZ 

        VJ 

        Petície                                                                

        A-10 

         

        VK 

        Kontroly   

        10 

         

        VL 

        Sťažnosti, podnety, oznámenia 

        10 

         

        VN 

        Registratúrny denník 

        A-10 

         

        VO 

        Dokumentácia k vyraďovaciemu konaniu (odovzdávacie zoznamy) 

        A-10 

         

        VP 

        Preberacie zoznamy (spisy do registratúrneho strediska) 

        1        

        (po vyradení spisov) 

                      

        VR 

        Výpožičné lístky 

        1 

         

        VS 

        Súdne spory 

        10 

         

        VV 

        Štatistika                                                                                                  

         

        VV1 

        Ročná a dlhodobá 

        A-5 

         

        VV2 

        Krátkodobá 

        5 

         

          

        A     Agenda riadenia 

        AA 

        Zriaďovacia listina (zmeny a dodatky) 

        A-1  

        (po zrušení)  

          

        AB 

        Štatút 

        A-10 

         

        AC 

        Vnútorné  riadiace akty (príkazy, pracovný poriadok organizačný poriadok, bezpečnostný poriadok, registratúrny poriadok, smernice, pokyny, prevádzkový poriadok a iné)  

         

              A-5  

        (po strate platnosti)  

          

        AD 

        Rada školy 

        A-10 

         

        AE 

        Porady a rokovania (zápisnice, dokumentácia) 

         

         

        AE1 

        Operatívne porady riaditeľa 

        5 

        TRZ 

        AE2 

        Pedagogická rada 

        5 

        TRZ 

        AE3 

        Rodičovské združenia  

        5 

        TRZ 

        AE4 

        Školských poradní 

        5 

         

        AE5 

        Predmetová komisia 

        5 

        TRZ 

        AE6 

        Metodické združenie 

        5 

        TRZ 

        AF 

        Dohody o spolupráci s inými orgánmi a organizáciami 

        10 

         

        AG 

        Vyznamenania, ocenenia, diplomy a uznania udelené škole 

        A-5 

         

        AH 

        Kolektívna zmluva 

        A-5 

         

        AI 

        Kontrolná činnosť riaditeľa, zástupcu riaditeľa (plány, záznamy) 

         5 

         

        AJ 

        Školská inšpekcia a štátny dozor (zápisnice, záznamy) 

        A-5 

         

         

         

        C   BOZP a OPP, Civilná ochrana 

        CA 

        Úrazy  

         

         

        CA1 

        Ľahké - záznamy o úrazoch a ich prešetrení  

        5 

         

        CA2 

        Ťažké - záznamy z prešetrenia ťažkých a smrteľných úrazov 

        A-5 

         

        CB 

        Školenia OPP a BOZP 

        5 

         

        CE 

        Dokumentácia BOZP 

        5 

         

        CO 

        Civilná ochrana 

        5 

         

         

         

        E   Publikačná činnosť 

        EA 

        Propagačné filmy, fotografické materiály viažuce sa ku škole 

        A-5 

         

        EB 

        Časopisy vydané školou alebo školským zariadením 

        A-5  

        (1 výtlačok)  

          

        EC 

        Kronika školy 

        A-5 

         

         

         

        G    Ekonomická agenda 

        GA 

        Rozpočet  

         

         

        GA1 

        Vlastný 

        A-10 

         

        GA2 

        Správy o čerpaní 

        5 

         

        GA3 

        Zmeny, rozpočtové opatrenia, podklady 

        5 

         

        GA4 

        Záverečný účet 

        A-10 

         

        GB 

        Finančná kontrola 

        10 

         

        GU 

        Účtovníctvo  

         

         

        GU1 

        Výkazy  

        10 

         

        GU2 

        Účtovné doklady (faktúry, platobné poukazy, interné doklady bankové doklady, pokladničné doklady) a evidencie, zostavy 

         

        10 

         

        GU3 

        Mzdy                                                                                                         

         

        GU31 

        Podklady pre zostavenie miezd 

        5 

         

        GU32 

        Výplatné listiny 

        10 

         

        GU33 

        Nemocenské poistenie 

        5 

         

        GU4 

        Sociálne, zdravotné poistenie – dávky, výkazy, prihlášky, odhlášky, zmeny, hlásenia a pod. 

         

        10 

         

        GU5 

        Daňové výkazy 

        10 

         

        GZ 

        Zmluvy                                                                                                      

         

        GZ1 

        Kúpne, o výpožičke, nájomné, zámenné, o stravovaní, o dielo, o dotáciách, o sponzorstve, darovacie, poistné a iné 

                10  

        (po skončení platnosti) 

          

        GZ2 

        O prevode správy majetku štátu 

        A-10  

         

          

          

          

        L     Hospodárska agenda 

          

        LA 

        Verejné obstarávanie 

        10  

         

        LB 

        Budovy (vlastné)                                                                                      

         

        LB1 

        Stavebná a projektová dokumentácia  

        A-1      

        (po zbúraní stavby) 

                      

        LB2 

        Opravy a údržba 

        5 

         

        LD 

        Delimitácia hnuteľného a nehnuteľného majetku                                    

         

        LD1 

        Základná evidencia, delimitačné protokoly 

        A-10 

         

        LD2 

        Pomocná evidencia 

        5 

         

        LE 

        Prihlášky, odhlášky – elektrická energia, plyn, komunálny odpad, voda 

         

        5 

         

        LF 

        Hospodársko-finančné veci (autodoprava, poštovné, objednávky, telefón, skladové zásoby, kancelárska a iná technika) 

         

        5 

         

        LI 

        Inventarizácia                                                                                           

         

        LI1 

        Základná evidencia budov a pozemkov 

        A-10 

         

        LI2 

        Základná evidencia inventárneho zariadenia 

        5 

         

        LI3 

        Pomocná evidencia – miestne zoznamy inventárnych predmetov 

        5 

         

        LI4 

        Majetku a skladových zásob 

        10 

         

        LI5 

        Inventárne karty hmotného majetku 

        5 

         

        LI6 

        Nakladanie s prebytočným a neupotrebiteľným majetkom (ponuka, vyradenie, likvidácia, odpredaj) 

         

        10 

         

        LI7 

        Znalecké posudky 

        10 

         

        LK 

        Koncesné obstarávanie 

        5 

         

        LP 

        Poistenie, likvidácia škody 

        5 

         

        LO 

        Revízne správy 

        5 

         

          

          

         M Školský klub detí 

        MA 

        Rozvrh týždennej činnosti  

        5 

         

          

         

         

        P   Personálna agenda 

        PA 

        Osobný spis zamestnanca  

        70       

        )

        (od narodenia 

                      

        PB 

        Rozbory klasifikačnej štruktúry a stavu zamestnancov 

        A-10 

         

        PD 

        Dovolenky, dochádzka 

        3 

         

        PF 

        Žiadosti o prijatie do zamestnania - zamietnuté 

        1 

         

        PG 

        Dokumentácia k výberovému konaniu 

        5 

         

        PH 

        Mzdové listy 

        50 

         

        PI 

        Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...) 

        5 

         

        PJ 

        Dohody  

         

         

        PJ1 

        s odvodmi na dôchodok do SP 

        70  (od narodenia) 

          

        PJ2 

        bez odvodov na dôchodok do SP 

        10 

         

        PK 

        Ďalšie vzdelávanie zamestnancov (plán, záznamy) 

        5 

         

        PL 

        Hmotná núdza 

        10 

         

          

         

        S   Výchovno - vzdelávací proces  

        SA 

        Triedna kniha 

        5 

         

        SB 

        Triedny výkaz 

        60            )

        (od narodenia  

                                 

        SC 

        Katalógový list žiaka 

        60           (od

        ) narodenia 

          

        SD 

        Školský vzdelávací/výchovný program (plány, osnovy, štandardy, programy) 

        A-10  

         

        SH 

        Protokol o komisionálnych skúškach 

        A-20 

         

        SJ 

        Denný záznam školského zariadenia 

        10 

         

        SK 

        Plán výchovno-vzdelávacej činnosti 

        10 

         

        SL 

        Plán práce školy, školského zariadenia 

        10 

         

        SM 

        Rozvrh hodín 

        5 

         

        SN 

        Školský poriadok 

        A-10 

         

        SO 

        Galéria úspechov školy (olympiády, súťaže) 

        A-5 

         

        SP 

        Súťaže (výsledky, programovo-organizačné zabezpečenie) 

        5 

         

        SQ 

        Povinne voliteľné predmety 

        5 

         

        SR 

        Účelové cvičenia, didaktické hry 

        5 

         

        SS 

        Nepovinné predmety 

        5 

         

        ST 

        Vysvedčenia, osvedčenia 

         5  

         

        SU 

        Poukazy vzdelávacie, kultúrne 

         5  

         

        SX 

        Denník výchovnej skupiny  

        10 

         

         

         

         

        Š   Školské stravovanie  

        ŠA 

        Dokumentácia           k          stravným             lístkom stravovaných osôb) 

        (normovací  hárok,  výkaz

         

        5 

         

        ŠB 

        Mesačný výkaz v spotrebe potravín 

                                 

        5 

         

        ŠC 

        Žiadanky na tovar 

                                 

        5 

         

        ŠD 

        Výdajky 

                                 

        5 

         

        ŠE 

        Jedálny lístok 

                                 

        5 

         

        ŠF 

        Evidencie 

                                 

        5 

         

          

        T   Kontrola  

        TA 

        Finančná kontrola a audit 

        10 

         

        TB 

        Kontroly v organizácii 

          

         

        TB1 

        Vonkajšie 

        10 

         

        TB2 

        Vnútorné 

        10 

         

        TC 

        Kontrola plnenia opatrení  

        10 

         

        TC1 

        Z vyšších orgánov 

        10 

         

        TC2 

        Z vlastných orgánov 

        10 

         

        TD 

        Petície  

        A-10 

         

        TE 

        Sťažnosti, podnety a oznámenia  

          

         

        TE1 

        Správy a dokumenty 

        A-10 

         

        TE2 

        Konkrétne prípady 

        10 

         

          

        Y  Informatika  

        YP 

        Programové vybavenie – inštalácia, licencie, údržba 

        5 

         

        YT 

        Technické vybavenie školy  

         5  

         

        YJ 

        Certifikáty 

        A-5 

         

          

          

         

        Z  Žiacka agenda 

        ZA 

        Dokumentácia žiaka  

         

         

        ZA1 

        Osobný spis žiaka  

        10 

         

        ZA2 

        Dokumentácia žiaka o poskytnutí podporného opatrenia 

        5   

        (od ukončenia štúdia) 

          

        ZA3 

        Správa z diagnostického vyšetrenia žiaka 

        5   

        (od ukončenia štúdia) 

          

        ZA5 

        Individuálny výchovno-vzdelávací program  

        5  

        (od ukončenia

        )

        štúdia 

          

        ZB 

        Klasifikácia prospechu a správania žiakov (úľavy z dochádzky, ospravedlnenky, nedbalá dochádzka, napomínanie), pochvaly, pokarhania, oslobodenia od predmetov 

        5 

         

        ZC 

        Prijímacie konanie (zápisnica, dokumentácia, rozhodnutia) 

        5 

         

        ZD 

        Trestné činy žiakov, priestupky žiakov, škody spôsobené žiakmi 

        10 

         

        ZE 

        Organizačné zabezpečenie hromadných školských akcií 

        5 

         

        ZF 

        Štúdium žiaka v zahraničí 

                5    

        (od   ukončenia štúdia) 

          

        ZG 

        Vzdelávanie cudzincov  

        5 

         

        ZH 

        Prerušenie štúdia/dochádzky, individuálny študijný plán 

        5 

         

        ZI 

        Vylúčenie zo štúdia 

        10 

         

        ZJ 

        Písomné práce žiakov 

        1 

         

        ZK 

        Záujmová činnosť 

        5 

         

        ZM 

        Štipendiá 

        10 

         

        ZO 

        Testovanie žiakov 

        5 

         

        ZP 

        Prestupy žiakov 

        5 

         

        ZR 

        Informovaný súhlas zákonného zástupcu žiaka 

        2 

         

        ZS 

        Potvrdenie o bezinfekčnosti žiaka 

        2 

         

        ZT 

        Splnomocnenie rodičov o prevzatí žiaka 

        2 

         

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         Príloha č. 2 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026 

          

          

        PREZENTAČNÁ PEČIATKA 

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

           

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         

        Príloha č. 3 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

        (Vzor)  

          

        OBSAH  SPISU  

          

           

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 

        930 08 Čiližská Radvaň 258.

         

         

         

        Vec:                                                                                              Číslo spisu:                                     

        Por.  

        č. zázn.  

        Dátum  doručenia/ odoslania  

        Odosielateľ/ adresát  

        Vec  

        Počet príloh  

        Dátum

        vybavenia  

        Spôsob

        vybavenia  

        Forma  originálu  

        záznamu/  

        TRZ  

        001  

          

          

          

          

          

          

          

        002  

          

          

          

          

          

          

          

        003  

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

        N  

          

          

          

          

          

          

          

        Vyhotovil:  

        Dňa:  

         Príloha č. 4 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028 /2026  

          

        (Vzor)  

        SPISOVÝ OBAL    

          

          

         Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 

        930 08 Čiližská Radvaň 258

         

          

          

        Číslo spisu:   

                                                                                   

          

                                        

        Registratúrna značka:   

          

                         

        Lehota uloženia:   

                                                                                          Znak hodnoty:                 

                                                                                          Obmedzený prístup:                    

                                                                                  Stupeň dôvernosti:  

          

          

          

          

          

        S P I S O V Ý      O B A L   

         

           

          

          

        Vec   

        Označenie veci spisu  

          

            

            

          

        Dátum evidencie:   

        Vybavuje:   

            

        Dátum uzatvorenia spisu:  

        Príloha č. 5 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

        (Vzor)  

          

        ŠTÍTOK  S  IDENTIFIKAČNÝMI  ÚDAJMI  

          

          

          

          

          

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány, 930 08 Čiližská Radvaň 258.

         

         

          

        Vec  

          

          

          

          

          

        Registratúrna  značka:  

          

          

        Znak hodnoty a  

        Lehota uloženia:  

          

          

        Ročník spisov:  

          

          

          

          

          

        Poznámka:  

          

          

          

           

        Príloha č. 6 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028 /2026  

           

          

        VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK 

          

          

          

          

          

          

        Registratúrna značka:  

        Vybral:   

        (kto, kedy)  

        Žiadateľ:  

        Číslo spisu:  

          

          

        Založil:   

        (kto, kedy)  

          

          

          

        Podpis:  

        potvrdzujúci prevzatie:  

        Počet listov:  

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

          

         Príloha č. 7 k Registratúrnemu poriadku č. ZSMK-028/2026  

          

            

          

        REVERZ 

          

          

        ...........................................................................................................................................  

        Základná škola Móra Kóczána  s vyučovacím jazykom maďarským Čiližská Radvaň – Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány,  930 08 Čiližská Radvaň 258.

        Vaše číslo:  

        Naše číslo: Výpožičná lehota: Dátum:  

          

          

        REVERZ  

          

          

        ......................................................................  

        ......................................................................  

                                  ......................................................................                               ......................................................................  

          

          

        Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od.................................  

        Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach  a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:.................................  

          

          

        Požičaný bol tento spis (záznam)   

          

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................  

        ...........................................................................................................................................

        ...........................................................................................................................................  

          

          

          

        Vrátené dňa: ...................                                                       Vypožičané dňa.........................  Meno a priezvisko zamestnanca                              Meno a priezvisko útvaru:                                                                                    zástupcu žiadateľa o výpožičku:  ..................................................  

        Podpis: .....................................                                 Podpis: ......................................  

        Pečiatka:                                                                   Pečiatka:  

         

        [1] § 16 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení      neskorších predpisov. 

        [2] Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 339/2023 o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii. 

        [3] § 17 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky  č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy     registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení neskorších predpisov.  4 § 24 a § 24a zákona č. 395/2002 Z. z.    5 § 16b ods. 2 až 4 zákona č. 395/2002 Z. z. 6  § 16b ods. 6 zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [4] § 1 až  3 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  

        [5] Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy č. 78/2020 Z.z. 

        [6] § 4 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  

        [7] § 16b ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [8] § 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [9] § 6 a 10 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 13 § 35 a § 36 zákona o e-Governmente. 

        [10] § 7 a 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [11] § 11 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [12] § 11 ods. 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [13] § 12 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 18

        STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností 

            STN 88 6101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy. 19 § 16 ods. 2 písm. i) a j) zákona č. 395/2002 Z. z.  

        [14] § 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente.   

        [15] § 13 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [16] Evidencia pečiatok Základnej školy Móra Kóczána s vyučovacím jazykom maďarským – Kóczán Mór Alapiskola, 930 08 Čiližská Radvaň 258. 

        [17] § 14 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 24 Zákon č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente. 

        [18] § 15 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [19] § 18 až § 20 vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu       č.

        [20] /2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení      neskorších predpisov. 

        [21] § 16b zákona č. 395/2002 Z. z; § 16b zákona č. 395/2002 Z. z. neustanovuje povinnosť pôvodcu registratúry vopred označiť v registratúrnom pláne agendy vhodné na transformáciu. 28 § 18 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [22] § 20 ods. 1 vyhlášky Ministerstva vnútra  Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú     niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. 

        [23] § 18 až 20 vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení vyhlášky č. 546/2021 Z. z.. 

        [24] § 20 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [25] § 17 až 24 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [26] § 16b ods. 8 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [27] § 16b ods. 2 a 3 zákona č. 395/2002 Z. z; § 33 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení zákona č. 456/2021 Z. z. 

        [28] § 21 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných     údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.  

         

        [29] Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov, vyhláška č. 48/2019 Z. z. 

        [30] § 18 až  22 zákona č. 395/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov. 41 § 19 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [31] § 18 ods. 1 a § 24 ods. 2 písm. d) 1. bod zákona č. 395/2002 Z. z. , § 12 vyhlášky č. 628/2002 Z. Z. 

        [32] § 20 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [33] § 24 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z., § 14 vyhlášky č. 628/2002 Z. z.     45 §14a vyhlášky č. 628/2002 Z. z.   

        [34] § 22 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  36 § 23a vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 48 § 24 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        ] § 18 až 20 vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy v znení vyhlášky č. 546/2021 Z. z.. 

        [24] § 20 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [25] § 17 až 24 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

        [26] § 16b ods. 8 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [27] § 16b ods. 2 a 3 zákona č. 395/2002 Z. z; § 33 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení zákona č. 456/2021 Z. z. 

        [28] § 21 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných     údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.  

         

        [29] Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov, vyhláška č. 48/2019 Z. z. 

        [30] § 18 až  22 zákona č. 395/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov. 41 § 19 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [31] § 18 ods. 1 a § 24 ods. 2 písm. d) 1. bod zákona č. 395/2002 Z. z. , § 12 vyhlášky č. 628/2002 Z. Z. 

        [32] § 20 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. 

        [33] § 24 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z., § 14 vyhlášky č. 628/2002 Z. z.     45 §14a vyhlášky č. 628/2002 Z. z.   

        [34] § 22 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.  36 § 23a vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 48 § 24 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov. 

    • Kontakty

      • Základná škola Móra Kóczána s VJM Čiližská Radvaň č. 258 - Kóczán Mór Alapiskola Csilizradvány 258
      • vedenie@koczanmorai.sk
      • +421910158849 igazgatónő
        +421904154230 igazgatóhelyettes
        +421910933398 titkárnő,

        +421910923331 iskolai étkezde
      • Hlavná 258

        93008 Čiližská Radvaň- Csilizradvány
        Slovakia
      • Mgr. Nagy Judit
        e-mail: nagy.judit@koczanmorai.sk
      • Mgr. Csicsayová Eva
        e-mail: csicsayova.eva@koczanmorai.sk

  • Fotogaléria

    • zatiaľ žiadne údaje